Δημιουργήστε έσοδα από τα ιστολόγια και τα gadget σας: Συμβουλές ειδικών SEO, μέσων κοινωνικής δικτύωσης και μάρκετινγκ συνεργατών

9 βασικά βήματα για την αποτελεσματική διαχείριση του Microsoft 365

9 βασικά βήματα για την αποτελεσματική διαχείριση του Microsoft 365

Το Microsoft 365 (M365) είναι μια από τις πιο δημοφιλείς σουίτες παραγωγικότητας που βασίζονται σε cloud. Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν τις διάφορες εφαρμογές και υπηρεσίες υπό την ομπρέλα M365 για να βελτιώσουν την παραγωγικότητα, τη ροή εργασιών, την επικοινωνία, τη συνεργασία και τη διαχείριση εγγράφων.

Αν και το M365 είναι μια αρκετά εξελιγμένη πλατφόρμα, χρειάζεται σχεδιασμό και διαχείριση για βελτιστοποιημένη λειτουργία. Ας δούμε μερικά βήματα που μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε το περιβάλλον του M365 πιο αποτελεσματικά και να ξεκλειδώσετε το πλήρες δυναμικό της πλατφόρμας με ασφάλεια.

Βήμα 1: Συμβουλευτείτε επαγγελματίες

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να απελευθερώσετε την παραγωγικότητα του M365 για έναν οργανισμό μεσαίου έως μεγάλου μεγέθους στον σημερινό χώρο εργασίας με γρήγορους ρυθμούς είναι να προσλάβετε έναν πάροχο Υπηρεσιών Διαχειριζόμενης Παραγωγικότητας IT. Η σωστή ομάδα μπορεί να σας βοηθήσει παρακολούθηση και διαχείριση του Microsoft 365 και πολλα ΑΚΟΜΑ. Με την κορυφαία υποστήριξη M365, ο οργανισμός σας μπορεί να εκμεταλλευτεί πλήρως το λογισμικό και να αποκτήσει την επιχειρηματική αξία που σας αξίζει.

Ανάγνωση:  Κορυφαία 16 εναλλακτικά εργαλεία Trello για διαχείριση έργων

Βήμα 2: Περιγράψτε τις πολιτικές σας

Καθορίστε τις πολιτικές, τις διαδικασίες και τις οδηγίες σας σχετικά με το M365. Το σχέδιο διακυβέρνησής σας θα καθορίσει τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία σας χρησιμοποιεί το M365 και θα πρέπει να καλύπτει:

  • Πρόσβαση χρήστη
  • Αποθήκευση δεδομένων
  • Συμμόρφωση
  • Ασφάλεια

Βήμα 3: Αξιοποιήστε τα Εργαλεία Διαχείρισης M365

Το M365 προσφέρει μια σειρά από εργαλεία διαχείρισης. Αξιοποιήστε τα προς όφελός σας για να βελτιστοποιήσετε το περιβάλλον M365 σας.

  • Το Microsoft 365 Admin Center σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε την επιχείρησή σας στο cloud, βοηθώντας σας να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε χρήστες, να τροποποιήσετε άδειες χρήσης ή να αλλάξετε κωδικούς πρόσβασης.
  • Το PowerShell για M365 συμπληρώνει το Admin Centre, προσφέροντας περισσότερες πληροφορίες, επιλογές διαχείρισης λογαριασμού και άδειας χρήσης, καθώς και τη δυνατότητα δημιουργίας αναφορών.
  • Το Azure Active Directory είναι μια υπηρεσία διαχείρισης ταυτότητας και πρόσβασης που βασίζεται σε σύννεφο και επιτρέπει στους διαχειριστές IT, τους προγραμματιστές εφαρμογών και άλλους υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση σε εξωτερικούς πόρους.

Βήμα 4: Εκχώρηση δικαιωμάτων

Σκεφτείτε τους ρόλους και τα δικαιώματα που πρέπει να εκχωρήσετε. Αυτά τα δικαιώματα θα καθορίσουν ποιοι χρήστες έχουν πρόσβαση στα στοιχεία σας. Εκχωρήστε δικαιώματα με βάση την ανάγκη πρόσβασης για βελτιστοποίηση της παραγωγικότητας διατηρώντας παράλληλα την ασφάλεια.

Ανάγνωση:  Ένας οδηγός ιδιοκτήτη επιχείρησης για τη βελτίωση της ασφάλειας στον κυβερνοχώρο

Βήμα 5: Μάθετε τον Πίνακα ελέγχου της ανάλυσης χρήσης

Τα αναλυτικά στοιχεία χρήσης του Microsoft 365 είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει να μάθετε πώς ο οργανισμός σας αγκαλιάζει διαφορετικές υπηρεσίες στο Microsoft 365. Με αυτό το εργαλείο, μπορείτε να παρακολουθείτε τη χρήση και να αναγνωρίζετε περιοχές που απαιτούν βελτίωση.

Βήμα 5: Επιλέξτε την καλύτερη άδεια

Υπάρχει ένας αριθμός επιλογών αδειοδότησης για το M365. Επιλέξτε το σωστό μοντέλο συνδρομής συμβουλευόμενοι τον πάροχο υπηρεσιών πληροφορικής για να αποκτήσετε τη βέλτιστη αξία για τον οργανισμό σας.

  • Το Microsoft 365 E3 προσφέρει μια σουίτα εφαρμογών παραγωγικότητας με δυνατότητες υποστήριξης και διαχείρισης εργασίας που βελτιώνουν την ομαδική εργασία, τις επιχειρηματικές σχέσεις και την ασφάλεια δεδομένων. Κοστίζει 47,90 $ CAD ανά μήνα, ανά χρήστη.
  • Το Microsoft 365 E5 προσφέρει τις ίδιες εφαρμογές και υπηρεσίες με το πρόγραμμα E3. Ωστόσο, αυτό το σχέδιο είναι πιο πλούσιο σε χαρακτηριστικά, με πιο ενδελεχή ασφάλεια, συμμόρφωση και αναλυτικά εργαλεία. Προσφέρει επίσης δυνατότητες φωνής και βίντεο. Κοστίζει 73 $ CAD το μήνα, ανά χρήστη.

Βήμα 6: Επιστροφή δεδομένων τακτικά

Απειλές ασφαλείας, όπως επιθέσεις κακόβουλου λογισμικού, αποστολές phishing, και οι επιθέσεις στην εφοδιαστική αλυσίδα κλιμακώνονται. Οι περισσότερες από αυτές τις απειλές μπορεί να οδηγήσουν σε απώλεια δεδομένων ή καταστροφή. Οι ειδικοί το προτείνουν δημιουργείτε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας για την ελαχιστοποίηση του χρόνου διακοπής λειτουργίας λόγω απώλειας δεδομένων.

Ανάγνωση:  Καλύτερες ηλεκτρικές σκούπες για σκάλες

Βήμα 7: Χρησιμοποιήστε το Microsoft 365 DLP

Το Microsoft 365 DLP είναι ένα απλό αλλά ισχυρό πλαίσιο. Αξιοποιεί τη δύναμη της συνέργειας που δημιουργείται από ένα ισχυρό πλαίσιο, τεχνολογίες, πολιτικές, εργαλεία και μεθόδους για τη δημιουργία ενός συστήματος που βοηθά στην προστασία ευαίσθητων δεδομένων. Ρυθμίστε τις πολιτικές M365 DLP για να προστατεύσετε τις εμπιστευτικές σας πληροφορίες σήμερα.

Βήμα 8: Ρύθμιση Προγραμμάτων Εκπαίδευσης

Μια καλά εκπαιδευμένη ομάδα αποτελεί σημαντικό πλεονέκτημα για τη διαχείριση του M365. Συνεργαστείτε με επαγγελματίες για να διδάξετε στο προσωπικό σας πώς να χρησιμοποιεί το M365 βέλτιστα. Εάν έχετε ήδη επενδύσει στην εκπαίδευση, εξετάστε το ενδεχόμενο να προσφέρετε μαθήματα ανανέωσης που θα σας βοηθήσουν να κρατήσετε όλους σε καλό δρόμο.

Βήμα 9: Διατηρήστε το M365 ενημερωμένο

Η Microsoft εκδίδει τακτικά ενημερώσεις για το λογισμικό της. Ενώ ορισμένες από αυτές τις ενημερώσεις συνδέονται με ευπάθειες ασφαλείας, άλλες βελτιώνουν την απόδοση και διορθώνουν προβλήματα συμβατότητας. Ενημερώνετε τακτικά την πλατφόρμα σας για να τη διατηρείτε βελτιστοποιημένη.

Το M365 λειτουργεί καλύτερα με σχεδιασμό, εκτέλεση και αποτελεσματική διαχείριση. Ακολουθήστε τις 9 συμβουλές που αναφέρονται παραπάνω για να βελτιώσετε την πλατφόρμα σας. Μη διστάσετε να συμβουλευτείτε επαγγελματίες πληροφορικής για να μεταφέρετε το περιβάλλον M365 σας στο επόμενο επίπεδο.