Δημιουργήστε έσοδα από τα ιστολόγια και τα gadget σας: Συμβουλές ειδικών SEO, μέσων κοινωνικής δικτύωσης και μάρκετινγκ συνεργατών

Τρόποι για να βελτιώσετε τις επόμενες εκδηλώσεις σας

Τρόποι για να βελτιώσετε τις επόμενες εκδηλώσεις σας

Εάν είστε προγραμματιστής εκδηλώσεων ή ιδιοκτήτης επιχείρησης που θέλει να βελτιώσει τις επόμενες εκδηλώσεις του, μην ψάχνετε άλλο! Αυτό το άρθρο θα σας παρέχει τις συμβουλές και τα κόλπα που απαιτούνται για να διατηρήσετε την εκδήλωσή σας σε καλό δρόμο (και κερδοφόρα).

Κάντε ένα σχέδιο

Το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε πριν από μια εκδήλωση είναι να φτιάξε ένα σχέδιο. Ο προγραμματισμός θα σας βοηθήσει να παραμείνετε σε καλό δρόμο, να αποφύγετε προβλήματα και άγχος, να εξοικονομήσετε χρήματα και να εξοικονομήσετε χρόνο.

  • Σχεδιάστε τι θα περιλαμβάνει η εκδήλωση. Όταν σχεδιάζετε μια εκδήλωση, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιες εργασίες πρέπει να γίνουν και από ποιον, ώστε όλοι να γνωρίζουν τις ευθύνες τους για την ημέρα της εκδήλωσης. Επιπλέον, πρέπει να οριστικοποιήσετε ποια Πλατφόρμα εκδηλώσεων θα χρησιμοποιείτε για να μπορείτε να κάνετε τα σχέδιά σας γύρω από αυτό. Το να διασφαλίζεις ότι όλα κυλούν ομαλά σημαίνει ότι είσαι οργανωμένος από την αρχή μέχρι το τέλος!
  • Παρακολουθήστε το κόστος κατά τη διαδικασία προγραμματισμού σας, ώστε όταν έρθει η ώρα της πληρωμής να μην υπάρχουν εκπλήξεις (ή νέα χρέη). Εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να μην πληρώσετε μέχρι να ολοκληρωθούν όλα ικανοποιητικά από όλα τα εμπλεκόμενα μέρη – με αυτόν τον τρόπο ο καθένας αμείβεται με το μερίδιο που τους αναλογεί χωρίς να προκύψουν προβλήματα αργότερα!

Ορίστε τον προϋπολογισμό σας

Πριν ξεκινήσετε τον προγραμματισμό, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιος είναι ο προϋπολογισμός σας. Αυτό θα βοηθήσει στην αποφυγή υπερβολικών δαπανών και θα διασφαλίσει ότι δεν θα ξεμείνετε από χρήματα πριν τελειώσει η εκδήλωση. Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι ο προϋπολογισμός σας είναι ρεαλιστικός. αν όλα τα έξοδα είναι πολύ υψηλά, τότε δεν έχει νόημα να ξοδέψετε χρόνο ή προσπάθεια για αυτό!

Ανάγνωση:  Τι είναι το Βιώσιμο Μάρκετινγκ;

Εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να μην ξεχνάτε πράγματα όπως τα έξοδα ταξιδιού και τα έξοδα διαμονής όταν υπολογίζετε πόσα χρήματα πρέπει να συγκεντρωθούν για μια εκδήλωση. Είναι εύκολο για άτομα που δεν οργανώνουν εκδηλώσεις επαγγελματικά (όπως οι εθελοντές) να ξεχάσουν εντελώς αυτά τα έξοδα – αλλά μπορούν να αθροιστούν γρήγορα!

Τέλος, βεβαιωθείτε ότι όσα κεφάλαια συγκεντρώνονται δεν είναι μόνο αρκετά αλλά και επιπλέον μετρητά σε περίπτωση που προκύψουν απροσδόκητα κόστη κατά τα στάδια προγραμματισμού ή εκτέλεσης των δραστηριοτήτων προετοιμασίας, όπως ενοικιάσεις/αγορές χώρων

Έχετε μια ομάδα έτοιμη να πάει

διοργάνωση δεξίωσης

Η ομάδα είναι ο καλύτερος φίλος σας όταν πρόκειται για τον προγραμματισμό εκδηλώσεων. Το να έχεις μια ομάδα σημαίνει ότι έχεις ανθρώπους που μπορούν να βοηθήσουν σε οτιδήποτε και σε όλα, από τη δημιουργία διακοσμήσεων μέχρι το σερβίρισμα φαγητού και ποτών. Σημαίνει επίσης ότι εάν ένα άτομο δεν είναι σε θέση να τα καταφέρει, υπάρχει κάποιος άλλος που μπορεί να τον συμπληρώσει.

Εάν δεν έχετε αρκετά μέλη ή δεν είστε βέβαιοι εάν όλοι θα εμφανιστούν στην ώρα τους (ή καθόλου), τότε είναι σημαντικό να έχετε ένα εφεδρικό σχέδιο ώστε τα πράγματα να μην πέφτουν στα λάθη—και οι καλεσμένοι σας δεν θα παρατηρήσετε κανένα πρόβλημα!

Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να μάθουν όλοι ακριβώς ποιοι είναι οι ρόλοι τους όταν εργάζονται μαζί ως μέρος μιας επιτροπής προγραμματισμού εκδηλώσεων. Ωστόσο, εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να μην βιαστείτε με τα πράγματα κάνοντας μόνο μία συνεδρία προπόνησης πριν παρακολουθήσετε πραγματικά εκδηλώσεις με παρόντες καλεσμένους

Αναθέστε σε κάποιον να είναι υπεύθυνος για κάθε πτυχή της εκδήλωσής σας

Το πρώτο βήμα για τον προγραμματισμό μιας επιτυχημένης εκδήλωσης είναι να αποφασίσετε για την οργανωτική δομή. Αυτό θα πρέπει να γίνει πριν ξεκινήσετε την ανάθεση εργασιών και την ανάθεση ατόμων σε έργα.

Ανάγνωση:  Γιατί πρέπει να επενδύσετε στον τομέα της αυτοκινητοβιομηχανίας

Η πιο κοινή δομή είναι μια προσέγγιση από πάνω προς τα κάτω, όπου αναθέτετε ένα άτομο ως διαχειριστή του έργου σας και στη συνέχεια αναθέτετε εργασίες με βάση την τεχνογνωσία και τη διαθεσιμότητά του. Για παράδειγμα, εάν κάποιος έχει εμπειρία στη διοργάνωση εκδηλώσεων σαν τη δική σας, τότε μπορεί να είναι ο καταλληλότερος για αυτόν τον ρόλο. Από την άλλη πλευρά, εάν έχετε πολλά άτομα με διαφορετικά σύνολα δεξιοτήτων (π.χ. μάρκετινγκ, λειτουργίες), τότε σκεφτείτε να δημιουργήσετε μικρές ομάδες που θα μπορούν να επικεντρωθούν σε συγκεκριμένους τομείς όπως το μάρκετινγκ ή η εφοδιαστική, έτσι ώστε κανένα άτομο να μην έχει πάρα πολλή δουλειά ταυτόχρονα !

Κάντε ένα πρόγραμμα για την εκδήλωση, συμπεριλαμβανομένων των διαλειμμάτων

  • Πρέπει να προγραμματίσετε τα διαλείμματα. Εάν η εκδήλωσή σας διαρκεί περισσότερο από μερικές ώρες, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι έχουν την ευκαιρία να τεντώσουν τα πόδια τους και να πάρουν κάτι να φάνε ή να πιουν. Είναι επίσης σημαντικό να αφήσετε λίγο χρόνο στον εαυτό σας, ώστε να μπορείτε να επαναφορτίσετε τις μπαταρίες σας πριν επιστρέψετε στη μάχη με πλήρη ταχύτητα!
  • Πρέπει να σχεδιάσετε το τέλος της εκδήλωσής σας (και την αρχή). Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν πρόκειται να γίνει μετάβαση από το ένα μέρος του σε ένα άλλο – για παράδειγμα, εάν πρόκειται να γίνει μια τελετή απονομής βραβείων μετά τις μεσημεριανές παρουσιάσεις από ομιλητές από διαφορετικές εταιρείες που παρουσιάζουν όλοι ταυτόχρονα κατά τη διάρκεια των μεσημεριανών συνεδριών όλη την ημέρα .*

Γράψτε όλα όσα χρειάζεστε για την εκδήλωσή σας, συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού, των προμηθειών και των τροφίμων

Το επόμενο βήμα για τον προγραμματισμό μιας επιτυχημένης εκδήλωσης είναι να γράψετε όλα όσα χρειάζεστε για την εκδήλωσή σας, συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού, των προμηθειών και των τροφίμων. Χρησιμοποιήστε ένα λογισμικό διαχείρισης συμβάντων όπως Eventtia.com που σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε λίστες ελέγχου για κάθε πτυχή της εκδήλωσής σας.

Ανάγνωση:  Στρατηγικές κύκλου ζωής μάρκετινγκ τεχνολογικών προϊόντων |

Με αυτόν τον τρόπο, θα είναι εύκολο για όλους όσους συμμετέχουν στο πάρτι (συμπεριλαμβανομένου του εαυτού σας) να βεβαιωθούν ότι δεν θα ξεχάσουν καμία σημαντική λεπτομέρεια που θα μπορούσε να εκτροχιάσει τα σχέδιά τους.

Εάν είναι δυνατόν, βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό που έχετε επιλέξει έχει μια εφαρμογή για κινητά, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να έχουν πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες ενώ βρίσκονται στον χώρο ή ταξιδεύουν μεταξύ τοποθεσιών κατά τις ώρες εκτός λειτουργίας, όταν δεν υπάρχουν άτομα γύρω για να τους βοηθήσουν εάν προκύψουν ερωτήσεις κατά τη ρύθμιση ή χρονικές περιόδους ανάλυσης πριν/μετά τα γεγονότα αντίστοιχα

Παρακολουθήστε όλα τα χρήματα που ξοδεύτηκαν για την εκδήλωσή σας στο τέλος κάθε ημέρας

Χρήματα που ξοδεύτηκαν για την εκδήλωσή σας

Παρακολουθήστε όλα τα χρήματα που δαπανήθηκαν για την εκδήλωσή σας στο τέλος κάθε ημέρας. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι έχετε αρκετά κεφάλαια για να καλύψετε τα πάντα και μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τυχόν απροσδόκητα έξοδα που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια της εκδήλωσής σας.

Εάν δεν έχετε αρκετά χρήματα για να καλύψετε κάτι, όπως έναν λογαριασμό επείγουσας ιατρικής περίθαλψης ή μια αλλαγή χώρου την τελευταία στιγμή, τότε αυτό θα σας βοηθήσει να αποτρέψετε τυχόν ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής ή δυσάρεστες εκπλήξεις για τους συμμετέχοντες ή τους ομιλητές.

Χρησιμοποιήστε λογισμικό διαχείρισης συμβάντων

Το λογισμικό διαχείρισης εκδηλώσεων είναι απαραίτητο για κάθε προγραμματιστή ή διοργανωτή εκδηλώσεων. Μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε όλες τις λεπτομέρειες, από τον χώρο μέχρι το μενού, και να βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν πέφτει από τις ρωγμές.

Η χρήση ενός συστήματος διαχείρισης εκδηλώσεων έχει πολλά πλεονεκτήματα:

  • Σας επιτρέπει να σχεδιάζετε και να οργανώνετε εκδηλώσεις πιο αποτελεσματικά παρέχοντας εργαλεία που σας βοηθούν να παραμένετε οργανωμένοι και στην κορυφή του παιχνιδιού σας.
  • Βοηθά να διασφαλίσετε ότι όλες οι πτυχές της επόμενης εκδήλωσής σας θα λειτουργούν ομαλά, έτσι ώστε οι συμμετέχοντες να είναι ευχαριστημένοι με την εμπειρία τους στην επόμενη συνάντηση ή συγκέντρωση σας!
Ανάγνωση:  Γιατί είναι σημαντικό να παρακολουθούμε τις απάτες το 2024

Μια οργανωμένη εκδήλωση είναι επιτυχημένη!

Η οργάνωση είναι το κλειδί για μια επιτυχημένη εκδήλωση. Πριν ξεκινήσετε τον προγραμματισμό, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιοι είναι οι στόχοι σας και πώς θα επιτευχθούν. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα πράγματα σε καλό δρόμο καθώς και να διασφαλίσετε ότι όλα θα γίνουν εγκαίρως για τη μεγάλη μέρα.

Ο προγραμματισμός μιας εκδήλωσης είναι σαν να δημιουργείτε έναν οδικό χάρτη – πρέπει να ξέρετε πού πηγαίνει προτού αρχίσετε να το περπατάτε! Μόλις αποφασίσετε για την τοποθεσία, την ημερομηνία και την ώρα του πάρτι/συνάντησής σας/ κ.λπ., γράψτε όλες τις άλλες λεπτομέρειες (π.χ. απαιτούμενα διακοσμητικά, επιθυμητά τρόφιμα) ώστε όλοι να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες κατά την προετοιμασία τους .

Είναι επίσης σημαντικό όταν ορίζετε προϋπολογισμούς για αυτούς τους τύπους δραστηριοτήτων, επειδή εάν κάτι πάει στραβά με μια πτυχή (όπως το φαγητό), τότε μπορεί να μην περισσεύουν αρκετά χρήματα για ένα άλλο αντικείμενο όπως διακοσμητικά, κάτι που θα μπορούσε να σημαίνει ότι θα έχετε λιγότερο από ιδανικά αποτελέσματα.

συμπέρασμα

Ορίστε, λοιπόν, μερικά από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν σχεδιάζετε την επόμενη εκδήλωσή σας. Αν ψάχνετε για περισσότερες συμβουλές για το πώς να βελτιώσετε και να οργανώσετε τις εκδηλώσεις σας, ρίξτε μια ματιά στις άλλες αναρτήσεις ιστολογίου μας! Ελπίζουμε να σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε μια επιτυχημένη εκδήλωση!