Δημιουργήστε έσοδα από τα ιστολόγια και τα gadget σας: Συμβουλές ειδικών SEO, μέσων κοινωνικής δικτύωσης και μάρκετινγκ συνεργατών

Τι είναι τα Εξερχόμενα email – απαντήθηκαν όλες οι ερωτήσεις

Υπάρχουν τόσοι πολλοί όροι και αρκτικόλεξα στον κόσμο των email που είναι δύσκολο να συμβαδίσουμε. Ένας από αυτούς τους όρους είναι “εξερχόμενα”, ένα σημαντικό χαρακτηριστικό που συχνά χαρακτηρίζεται ως περιττό μέχρι να κολλήσει εκεί ένα από τα email σας.

Τι είναι λοιπόν τα εξερχόμενα email και τι κάνει; Είτε το πιστεύετε είτε όχι, κάποιοι πιστεύουν ότι εκεί πεθαίνει το email, κάτι που φυσικά δεν είναι αλήθεια. Για να ξεκαθαρίσουμε την παρεξήγηση και να αποφύγουμε μαζικές ταφές μέσω email, ας ρίξουμε μια ματιά στο τι είναι και τι κάνει το Outbox. Θα διερευνήσουμε επίσης ορισμένες παρανοήσεις σχετικά με αυτό και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε καλύτερα αυτήν τη δυνατότητα στις προσπάθειες μάρκετινγκ που κάνετε. Μείνετε συντονισμένοι!

🔑 Κλειδιά

  • Τα Εξερχόμενα είναι ένας φάκελος που ορίζεται στο πρόγραμμα email σας όπου αποθηκεύονται τα μηνύματα που έχετε στείλει αλλά δεν έχουν παραδοθεί ακόμη.
  • Με το φάκελο Εξερχόμενα, μπορείτε να αποθηκεύσετε μηνύματα για μελλοντική χρήση, να προγραμματίσετε μηνύματα για συγκεκριμένες ώρες ή να αυτοματοποιήσετε το μάρκετινγκ.
  • Τα Εξερχόμενα του Outlook διαθέτει μια δυνατότητα “καθυστερημένης αποστολής” που σας επιτρέπει να προγραμματίσετε τα email που θα σταλούν αργότερα
  • Τα Εξερχόμενα του Gmail σάς επιτρέπουν επίσης να προγραμματίζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας μια λειτουργία “προγραμματισμός αποστολής” παρόμοια με τη λειτουργία “καθυστερημένη αποστολή” του Outlook.

Τι είναι τα Εξερχόμενα;

Τα Εξερχόμενα είναι ένας φάκελος που ορίζεται στο πρόγραμμα email σας όπου αποθηκεύονται τα μηνύματα που έχετε στείλει αλλά δεν έχουν παραδοθεί ακόμη. Ο φάκελος Εξερχόμενα είναι σαν ένας χώρος αποθήκευσης για εξερχόμενα email, απεσταλμένα μηνύματα και μηνύματα που δεν έχουν σταλεί.

Πίνακας περιεχομένων

Ο φάκελος Εξερχόμενα μπορεί επίσης να είναι ένας φάκελος όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε μηνύματα που θέλετε να διατηρήσετε για μελλοντική χρήση. Θα μείνουν εκεί μέχρι να είστε έτοιμοι να τους αντιμετωπίσετε. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ένα μήνυμα αποστέλλεται σε μια συγκεκριμένη ώρα ή εάν βρίσκεστε μακριά από τον υπολογιστή σας και δεν θέλετε να χάσετε μηνύματα.

Τα εξερχόμενα μηνύματα χρησιμοποιούνται επίσης συνήθως από επαγγελματίες του μάρκετινγκ για την αποστολή αυτοματοποιημένων μηνυμάτων. Στην πραγματικότητα, για το 64% των επαγγελματιών μάρκετινγκ, το αυτοματοποιημένο email marketing είναι ένας από τους πιο δημοφιλείς τρόπους προσέγγισης πελατών.

Έναρξη εναντίον προσχέδια

Μερικές φορές οι άνθρωποι χρησιμοποιούν το “αναχώρηση” ως συνώνυμο του “πρόχειρα”, αλλά είναι διαφορετικά. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στο καθένα.

Ο φάκελος Εξερχόμενα είναι το μέρος όπου πηγαίνουν τα μηνύματα πριν σταλούν. Είναι ο φάκελος στο πρόγραμμα email που περιέχει τα εξερχόμενα μηνύματα. Εάν πατήσετε “Αποστολή” και το email σας δεν μεταφερθεί, θα παραμείνει στα εξερχόμενα μέχρι να μπορέσει να παραδοθεί. Για παράδειγμα, ένα email μπορεί να καταλήξει στα Εξερχόμενα επειδή το αρχείο ή το βίντεο που προσπαθείτε να στείλετε είναι πολύ μεγάλο.

Από την άλλη πλευρά, ένα πρόχειρο είναι ένα μήνυμα που έχετε αρχίσει να γράφετε αλλά δεν έχετε στείλει ακόμα. Δεν αποστέλλεται τεχνικά μέχρι να πατήσετε “αποστολή”. Μπορείτε να έχετε πολλά πρόχειρα του ίδιου email και να τα αποθηκεύσετε για μελλοντική χρήση. Ένα πρόχειρο αρχείο δημιουργείται αυτόματα στο email σας εάν, για παράδειγμα, αρχίσετε να γράφετε ένα μήνυμα και το κλείσετε χωρίς να το στείλετε. Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε ένα πρόχειρο, μπορείτε να συνεχίσετε να γράφετε το μήνυμά σας και να πατήσετε “αποστολή” όταν τελειώσετε.

⌛ Με λίγα λόγια

Τα Εξερχόμενα είναι όπου αποστέλλονται τα μηνύματα, ενώ ένα πρόχειρο είναι ένα μήνυμα που δεν έχετε στείλει ακόμα. Όταν οι άνθρωποι μιλούν για τα “εξερχόμενα” στο email, συνήθως αναφέρονται στο φάκελο όπου αποθηκεύονται τα εξερχόμενα μηνύματα. Δεδομένης της ομοιότητας μεταξύ των δύο χαρακτηριστικών, δεν είναι περίεργο που κάποιοι πιστεύουν ότι είναι το ίδιο.

Εξερχόμενες έναντι απεσταλμένων

Το “Εξερχόμενα” συχνά συγχέεται με το φάκελο “απεσταλμένα”. Αλλά και πάλι, αυτά είναι δύο διαφορετικά πράγματα. Τα μηνύματα πηγαίνουν στο φάκελο Εξερχόμενα όταν πατάτε “Αποστολή”. Ο φάκελος “Απεσταλμένα” είναι το μέρος όπου μεταφέρονται τα μηνύματα αφού παραδοθούν επιτυχώς στον προβλεπόμενο παραλήπτη.

Ανάγνωση:  Πώς το Cold Calling μπορεί να είναι ακόμα αποτελεσματικό για την επιχείρησή σας το 2024

Σκεφτείτε το ως εξής: Ο φάκελος Εξερχόμενα είναι σαν χώρος αποθήκευσης για τα εξερχόμενα μηνύματα. Είναι η τελευταία στάση πριν από την επίσημη αποστολή του μηνύματος. Τα μηνύματα μετακινούνται στον φάκελο Απεσταλμένα αμέσως μετά την παράδοση.

Ο φάκελος Εξερχόμενα είναι σημαντικός επειδή αποθηκεύει μηνύματα που δεν έχουν σταλεί ακόμα. Εάν υπάρχει πρόβλημα με την παράδοση, το μήνυμα θα παραμείνει στα Εξερχόμενα μέχρι να επιλυθεί το πρόβλημα. Για παράδειγμα, εάν είστε εκτός σύνδεσης ή υπάρχει πρόβλημα με τον διακομιστή, το email σας θα παραμείνει στο φάκελο Εξερχόμενα μέχρι να επιλυθεί το πρόβλημα και να αποκατασταθεί η σύνδεση.

Ο απεσταλμένος φάκελος, από την άλλη πλευρά, είναι μια εγγραφή μηνυμάτων που έχουν παραδοθεί με επιτυχία. Όταν παραδοθεί το μήνυμα, αφαιρείται από τα Εξερχόμενα και αποθηκεύεται στον φάκελο απεσταλμένα.

📝 Σημείωση

Εάν δεν μπορείτε να στείλετε ένα email σε πολλούς παραλήπτες, μπορεί να υπερβείτε το ημερήσιο όριο αποστολής σας. Δεν υπάρχει τίποτα να ανησυχείτε, επειδή το μήνυμα παραμένει στο φάκελο Εξερχόμενα κανονικά μέχρι να είναι έτοιμο για αποστολή ξανά.

Χρησιμοποιώντας τα Εξερχόμενα

Τώρα που γνωρίζουμε τι είναι τα outbound boxes, ας εξετάσουμε πώς μπορείτε να επωφεληθείτε από αυτό.

Ο απλούστερος τρόπος για να χρησιμοποιήσετε τα Εξερχόμενα είναι να αποθηκεύσετε τα μηνύματα που θέλετε να στείλετε αργότερα. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν βρίσκεστε μακριά από τον υπολογιστή σας. Λειτουργεί ως υπενθύμιση, ώστε να μην ξεχνάτε να στέλνετε σημαντικά email όταν επιστρέφετε στο γραφείο σας.

Ένας άλλος τρόπος για να χρησιμοποιήσετε τα Εξερχόμενα είναι να στείλετε μηνύματα σε μια συγκεκριμένη ώρα. Αυτή η επιλογή μπορεί να είναι χρήσιμη εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα φτάνει, για παράδειγμα, το πρώτο πράγμα το πρωί. Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα “προγραμματισμός αποστολής” που είναι διαθέσιμη στα περισσότερα προγράμματα email. Αφού προγραμματίσετε την αποστολή, το email θα μεταφερθεί στα Εξερχόμενα μέχρι την καθορισμένη ώρα.

Ανάγνωση:  Τι πρέπει να κάνουμε χρησιμοποιώντας μια ραγισμένη οθόνη τηλεφώνου

Όπως αναφέραμε προηγουμένως, οι έμποροι χρησιμοποιούν συνήθως εξερχόμενα μηνύματα για να στείλουν αυτοματοποιημένα μηνύματα. Με το φάκελο Εξερχόμενα, μπορείτε, για παράδειγμα, να στέλνετε αυτόματα ένα μηνιαίο ενημερωτικό δελτίο ή μια εβδομαδιαία ενημέρωση σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Λαμβάνοντας υπόψη το αυξανόμενο ποσοστό αφοσίωσης των ενημερωτικών δελτίων κατά τη διάρκεια της κατάστασης του COVID, οι εξερχόμενες αναρτήσεις δεν είναι μόνο ένα εξαιρετικό εργαλείο για να συνδεθείτε με τους συνδρομητές σας, αλλά σας βοηθά να το κάνετε χωρίς να σηκώσετε το δάχτυλό σας.

Τι σημαίνει όταν ένα email βρίσκεται στα Εξερχόμενά σας για μεγάλο χρονικό διάστημα;

Τα μηνύματα βρίσκονται στα Εξερχόμενα και περιμένουν να σταλούν. Μερικές φορές μπορούν να μείνουν εκεί για αρκετό καιρό. Επομένως, το να γνωρίζετε τι πρέπει να κάνετε όταν ένα email έχει κολλήσει στα Εξερχόμενα μπορεί να σας βοηθήσει να λύσετε το πρόβλημα και να λάβετε τα μηνύματά σας στο δρόμο. Ακολουθούν μερικοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να συμβεί αυτό:

  1. Το πρόγραμμα e-mail σας δεν είναι συνδεδεμένο στο Internet. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργή σύνδεση στο Διαδίκτυο πριν προσπαθήσετε να στείλετε μηνύματα email.
  2. Ο διακομιστής είναι εκτός λειτουργίας. Σε αυτήν την περίπτωση, το πρόγραμμα email σας δεν θα μπορεί να συνδεθεί και να στείλει το μήνυμα.
  3. Υπάρχει πρόβλημα με το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δοκιμάστε να επανεκκινήσετε τον υπολογιστή σας ή να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δείτε εάν αυτό διορθώνει το πρόβλημα.
  4. Το μήνυμα είναι πολύ μεγάλο. Ορισμένοι διακομιστές email έχουν όρια μεγέθους συνημμένων, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει προβλήματα εάν προσπαθείτε να στείλετε πολλές φωτογραφίες ή ένα μεγάλο βίντεο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, όταν ένα μήνυμα είναι πολύ μεγάλο, παραμένει στα Εξερχόμενα μέχρι να επιλυθεί το πρόβλημα, επομένως μερικές φορές είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε άλλες επιλογές.

Τι σημαίνει το Outbox στο Outlook;

Όπως συμβαίνει με τα περισσότερα προγράμματα email, τα Εξερχόμενα του Outlook είναι ο φάκελος όπου αποθηκεύονται τα εξερχόμενα μηνύματα. Ένα εύχρηστο χαρακτηριστικό των Εξερχόμενων είναι να ορίσετε ένα μήνυμα που θα σταλεί αργότερα. Αυτό ονομάζεται “καθυστερημένη αποστολή”.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό γράφοντας το μήνυμά σας ως συνήθως και κάνοντας κλικ στο κουμπί “Αποστολή αργότερα”. Στο αναδυόμενο παράθυρο, μπορείτε να επιλέξετε πότε θέλετε να στείλετε το μήνυμα. Μπορεί να ρυθμιστεί σε ένα συγκεκριμένο:

  • Ημερομηνία και ώρα ή συγκεκριμένος αριθμός ωρών, ημερών ή εβδομάδων. Αφού προγραμματίσετε την αποστολή ενός μηνύματος σε κατάσταση καθυστέρησης, θα παραμείνει στα Εξερχόμενα μέχρι την καθορισμένη ώρα. Σε εκείνο το σημείο θα σταλεί αυτόματα.
Ανάγνωση:  Τι κάνει τα διαφημιστικά ρούχα ένα εξαιρετικό εργαλείο μάρκετινγκ;

Οι ειδικοί στο μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνήθως χρησιμοποιούν καθυστερημένη αποστολή, κάτι που είναι βολικό για να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα βγαίνει σε μια συγκεκριμένη ώρα ή εάν δεν είστε σίγουροι πότε ο παραλήπτης θα είναι έτοιμος να το διαβάσει. Αυτή η επιλογή σάς βοηθά να στοχεύσετε το κοινό σας την κατάλληλη στιγμή.

Εάν για κάποιο λόγο χρειαστεί να κάνετε αλλαγές σε ένα μήνυμα αφού το έχετε προγραμματίσει για καθυστερημένη αποστολή, ανοίξτε το μήνυμα στο φάκελο Εξερχόμενα και κάντε τις αλλαγές. Μια νέα έκδοση του μηνύματος θα σταλεί την καθορισμένη ώρα.

Τι σημαίνουν τα εξερχόμενα μηνύματα στο Gmail;

Τα Εξερχόμενα του Gmail είναι παρόμοια με του Outlook καθώς είναι ο φάκελος όπου αποθηκεύονται τα εξερχόμενα μηνύματα. Ωστόσο, στο Gmail, η δυνατότητα “καθυστερημένη αποστολή” ονομάζεται “προγραμματισμένη αποστολή”.

Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Γράψτε το μήνυμά σας ως συνήθως.
  2. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο κουμπί “Αποστολή” και επιλέξτε “Προγραμματισμός αποστολής”.
  3. Στο αναδυόμενο παράθυρο, μπορείτε να επιλέξετε πότε θέλετε να στείλετε το μήνυμα. Μπορεί να ρυθμιστεί για συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα ή για συγκεκριμένο αριθμό ωρών, ημερών ή εβδομάδων.
  4. Αφού προγραμματίσετε ένα μήνυμα με “πρόγραμμα αποστολής”, θα παραμείνει στα Εξερχόμενα μέχρι την καθορισμένη ώρα. Σε εκείνο το σημείο θα σταλεί αυτόματα. Σημειώστε ότι το Gmail σάς επιτρέπει να προγραμματίζετε έως και 100 μηνύματα.

Τελευταίες λέξεις

Τώρα που συζητήσαμε ποια είναι τα εξερχόμενα μηνύματα στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο από αυτά, ας το χρησιμοποιήσουμε στις επικοινωνίες σας μέσω email. Τα εξερχόμενα μηνύματα είναι ευέλικτα εργαλεία που σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε καλύτερα τα email σας και να προσεγγίζετε το κοινό-στόχο σας ακριβώς όποτε θέλετε. Είτε προσπαθείτε να στείλετε ένα μήνυμα εν κινήσει είτε αναζητάτε έναν τρόπο να αυτοματοποιήσετε το email marketing, το Outbox είναι μια εξαιρετική επιλογή για επικοινωνία μέσω email.

Συχνές ερωτήσεις για το φάκελο Εξερχόμενα E-mail

Στάλθηκε τελικά το email στα Εξερχόμενα;

Ναι, εάν δεν υπάρχουν προβλήματα δικτύου και το πρόγραμμα e-mail λειτουργεί καλά, η αποστολή μηνυμάτων στα Εξερχόμενα θα πρέπει να συνεχιστεί κανονικά.

Πώς μπορώ να στείλω ξανά ένα εξερχόμενο μήνυμα στο Gmail;

Τα εξερχόμενα μηνύματα θα πρέπει να παραδίδονται κανονικά εάν δεν υπάρχουν προβλήματα με το μήνυμα, τη σύνδεση δικτύου ή το πρόγραμμα e-mail. Ας πούμε ότι υπήρχε πρόβλημα δικτύου και διορθώθηκε. Τα εξερχόμενα μηνύματα θα πρέπει να συνεχίσουν στον προορισμό τους, εκτός εάν έχουν προγραμματιστεί για διαφορετική ώρα ή ημερομηνία.

Τα καθυστερημένα email παραμένουν στο φάκελο Εξερχόμενα;

Ναι, τα καθυστερημένα email θα παραμείνουν στα Εξερχόμενα μέχρι την προγραμματισμένη παράδοση.