Τι είναι η Ροή Εργασιών Έγκρισης; Τύποι ροής εργασίας έγκρισης & Περισσότερο

Ενα Ροή εργασιών έγκρισης κατευθύνει ένα έγγραφο ή άλλο στοιχείο για έγκριση ή απόρριψη σε ένα ή περισσότερα άτομα. Οι φάσεις έγκρισης ροής εργασιών εφαρμόζουν τυπικό αυτοματισμό που βελτιώνει την επικοινωνία και μειώνει το ανεκτέλεστο των απαιτούμενων εγκρίσεων.

Οι εγκρίσεις ροής εργασιών χωρίς σφάλματα μπορούν να βελτιώσουν τις διαδικασίες πωλήσεων και προσφοράς, επιτρέποντας στο προσωπικό πωλήσεών σας να κλείνει περισσότερες συναλλαγές πιο γρήγορα και με λιγότερα λάθη. Επιπλέον, με τον εξορθολογισμό της ροής εργασίας των μελών της ομάδας, η αυτοματοποίηση θα μειώσει τη διαρροή εισοδήματος, θα επιβάλει την ευθύνη και την ακρίβεια και θα ενισχύσει τις εσωτερικές επικοινωνίες.

Τύποι ροής εργασιών έγκρισης

Τα πρωτόκολλα έγκρισης στις εργασίες πωλήσεων μπορούν να βοηθήσουν στη διατήρηση της κίνησης των εσωτερικών επικοινωνιών και στην ενημέρωση των ενδιαφερομένων. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα ροής εργασιών έγκρισης πωλήσεων.

• Ένας πωλητής μπορεί να ξεκινήσει μια διαδικασία έγκρισης έκπτωσης για να διασφαλίσει ότι όλοι συμφωνούν με μια νέα σύμβαση όταν ένας πελάτης θέλει έκπτωση.
• Διαδικασία έγκρισης χρέωσης: Αυτή η προσέγγιση μειώνει τα λάθη και ενισχύει την αποτελεσματικότητα όταν απαιτούνται αναθεωρήσεις χρέωσης.
• Ροή εργασιών έγκρισης νομικής ή συμμόρφωσης: Η αναθεώρηση και η έγκριση της σύμβασης είναι απαραίτητα βήματα στη διαδικασία πωλήσεων για να διασφαλιστεί ότι όλες οι συναλλαγές ταιριάζουν με τα συνήθη εταιρικά πρότυπα και τους ρυθμιστικούς κανόνες.

Στοιχεία διαδικασίας έγκρισης

Μια διαδικασία ροής εργασιών έγκρισης αποτελείται από τα ακόλουθα βήματα:

• Επιλέξτε έναν τύπο ροής εργασίας (όπως έγκριση ή σχόλια).

Ένας πωλητής, για παράδειγμα, που θέλει να εγκρίνει μια έκπτωση σε ένα προϊόν για έναν πελάτη

• Επιλέξτε ένα αρχείο για έγκριση.

Επιλέξτε ένα αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε “Λήψη έγκρισης” από το μενού Ροή εργασιών. Οι αναθεωρητές μπορούν στη συνέχεια να αποδεχτούν, να απορρίψουν, να προτείνουν αναθεωρήσεις ή να επιλέξουν άλλη επιλογή. Οι ημερομηνίες λήξης σάς επιτρέπουν να παρακολουθείτε πόσο χρόνο χρειάζεται για να ολοκληρώσετε τις δραστηριότητες. Κάθε επιπλέον κριτής θα πρέπει να προστεθεί αναθέτοντάς τους στην εργασία σας.

• Οι απαιτούμενες εργασίες προωθούνται στους κριτές, οι οποίοι είτε θα τις αποδεχτούν είτε θα τις απορρίψουν είτε θα τις κρατήσουν για περαιτέρω συζήτηση.
• Ο πωλητής που ξεκίνησε τη διαδικασία θα ειδοποιηθεί μέσω email για την κατάσταση έγκρισης και τις ακόλουθες ενέργειες. Όταν εγκριθεί μια έκπτωση, ο αντιπρόσωπος πωλήσεων είναι ελεύθερος να προχωρήσει στην προσφορά.

Κοινά ζητήματα ροής εργασιών έγκρισης

Ένα από τα πιο τυπικά προβλήματα που προκύπτουν κατά τη διάρκεια μιας διαδικασίας έγκρισης είναι όταν ένας υπεύθυνος έγκρισης τροποποιεί το έγγραφο που πρόκειται να εγκρίνει. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις και αβεβαιότητα στη διαδικασία έγκρισης, καθώς και σε ανακριβείς ή ελλιπείς εγκρίσεις.

Ένα άλλο τυπικό πρόβλημα είναι όταν οι υπεύθυνοι έγκρισης δεν έχουν πρόσβαση στο έγγραφο που πρέπει να εγκριθεί. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε περιορισμούς ασφαλείας ή απλώς επειδή ο υπεύθυνος έγκρισης δεν διαθέτει τα απαραίτητα δικαιώματα.

Ένα άλλο πρόβλημα μπορεί να προκύψει όταν ένας υπεύθυνος έγκρισης υπογράφει ένα έγγραφο αλλά αργότερα ανακαλύπτει ότι έκανε λάθος. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε λανθασμένες πληροφορίες, σε παρερμηνεία του εγγράφου ή σε αποτυχία διπλού ελέγχου οποιουδήποτε.

Τέλος, όταν ένας υπεύθυνος έγκρισης δεν λαμβάνει ειδοποίηση για ένα έγγραφο που πρέπει να εγκριθεί, αυτό είναι ένα κοινό πρόβλημα. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του υπεύθυνου έγκρισης είναι ανακριβής ή η ειδοποίηση έχει αποκλειστεί από ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Αυτές οι ανησυχίες μπορούν να αντιμετωπιστούν χρησιμοποιώντας αυτοματοποιημένες διαδικασίες έγκρισης, οι οποίες ενεργοποιούν συμβάντα καθώς τα έγγραφα προχωρούν στη διαδικασία έγκρισης, με αποτέλεσμα μια απρόσκοπτη διαδικασία πώλησης.

Τρόπος επιλογής λογισμικού ροής εργασιών έγκρισης

Οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες έγκρισης θα πρέπει να διασυνδέονται με τις υπάρχουσες πλατφόρμες CRM, όπως το Salesforce ή το Microsoft Dynamics CRM.

Τα ακόλουθα χαρακτηριστικά πρέπει να περιλαμβάνονται στα εργαλεία ροής εργασιών έγκρισης:

• Ειδοποιήσεις για αυτοματοποιημένες εγκρίσεις: Κάθε οργανισμός μπορεί να αυτοματοποιήσει τις διαδικασίες έγκρισής του ενημερώνοντας τα κατάλληλα άτομα όταν απαιτείται ανθρώπινη συνεισφορά ή αναθεωρήσεις.
• Εφαρμογές ροής εργασίας χωρίς κωδικοποίηση Οι κορυφαίες λύσεις ροής εργασιών επιτρέπουν στους μη τεχνικούς χρήστες να αυτοματοποιούν τμήματα των διαδικασιών τους, όπως η συμπλήρωση φόρμας, ο προγραμματισμός εργασιών και η απάντηση μέσω email.
• Οι εξουσιοδοτημένοι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιούν λογισμικό ροής εργασίας που βασίζεται σε σύννεφο όποτε υπάρχει σύνδεση στο Διαδίκτυο, ενώ η πρόσβαση εκτός σύνδεσης τους επιτρέπει να εκτελούν δραστηριότητες όταν δεν βρίσκονται κοντά σε υπολογιστή δικτύου.
• Το λογισμικό ροής εργασιών επιτρέπει στους χρήστες να ανταλλάσσουν έγγραφα με άλλους παρέχοντάς τους πρόσβαση, ορίζοντας δικαιώματα και παρακολουθώντας τις αλλαγές.
• Τα εργαλεία διαχείρισης ροής εργασιών που αυτοματοποιούν τη λήψη και την επαλήθευση υπογραφών μπορούν να επιταχύνουν τη διαδικασία συλλογής νομικά δεσμευτικών υπογραφών σε έγγραφα.

Σχεδιασμός ροής εργασιών έγκρισης

Μια διαδικασία έγκρισης είναι ένα σύνολο βημάτων που πρέπει να γίνουν προκειμένου να γίνει αποδεκτό ή να απορριφθεί ένα αίτημα. Ανάλογα με τον τύπο του αιτήματος, οι διαδικασίες μπορεί να διαφέρουν, αλλά συχνά συνεπάγονται τη συλλογή πληροφοριών από τα σχετικά μέρη, τη λήψη απόφασης και τη μετάδοση των πορισμάτων.

Υπάρχουν μερικά στοιχεία που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη δημιουργία μιας διαδικασίας ροής εργασιών έγκρισης:

• Ποιος πρέπει να εμπλακεί;
• Ποιες πληροφορίες πρέπει να συγκεντρωθούν;
• Ποια μέθοδος θα χρησιμοποιηθεί για να ληφθεί η απόφαση;
• Πώς θα διαδοθούν τα ευρήματα;

Κάθε στάδιο της διαδικασίας, καθώς και ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε εργασία, θα πρέπει να ορίζεται με σαφήνεια. Επιπλέον, θα πρέπει να υπάρχει ένα μέσο παρακολούθησης της προόδου του αιτήματος μέσω της ροής εργασιών, έτσι ώστε όλοι οι εμπλεκόμενοι να γνωρίζουν πού βρίσκεται στη διαδικασία.

Ένα βασικό βήμα για την επιλογή και τη διαμόρφωση λογισμικού διαχείρισης ροής εργασιών είναι η διαίρεση της ροής εργασίας σε εργασίες και διαδικασίες.

Καθορίστε τα σημεία εκκίνησης της έγκρισης.

Έγγραφα όπως προτάσεις πωλήσεων ή προσφορές, τιμολόγια, εντολές αγοράς και συμβόλαια υποβάλλονται για να ξεκινήσει η διαδικασία έγκρισης.

Πρέπει να καθοριστεί η ροή εργασίας

Οι ροές εργασίας μπορούν να χωριστούν σε δύο κατηγορίες, οι οποίες ταξινομούνται ως εξής:

• Παράλληλο: Μια σειρά ενεργειών αντιμετωπίζεται αμέσως με αυτήν τη στρατηγική για να προχωρήσει η εργασία προς την ολοκλήρωση. Η επιβίβαση εργαζομένων, για παράδειγμα, συχνά απαιτεί την ολοκλήρωση πολλών καθηκόντων ταυτόχρονα.
• Ακολουθητικός: Μια ροή εργασίας που βασίζεται σε κανόνες συνεχίζεται κατά μήκος μιας διαδοχικής διαδρομής βάσει της οποίας ενεργοποιούνται κανόνες σε μια διαδοχική ροή εργασίας (ή ακολουθία). Μια αίτηση δανείου, για παράδειγμα, ακολουθεί μια διαδοχική ροή εργασίας, με κάθε στάδιο να ολοκληρώνεται πριν προχωρήσουμε στο επόμενο.

Καθορίστε τους όρους έγκρισης

Οι όροι έγκρισης είναι μία από τις πιο σημαντικές πτυχές μιας διαδικασίας έγκρισης. Αυτοί είναι οι λόγοι για την έγκριση ή την απόρριψη ενός αποτελέσματος.

Στην περίπτωση της ροής εργασιών των διακοπών, οι παράγοντες έγκρισης μπορεί να περιλαμβάνουν εάν ο υπάλληλος είναι διαθέσιμος, εάν θα απαιτηθεί επειγόντως κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου ή πόσα άλλα άτομα θα βρίσκονται σε διακοπές ταυτόχρονα. Οι απαιτήσεις έγκρισης σε μια ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου μπορεί να περιλαμβάνουν ακριβή γραμματική και ορθογραφία, επίτευξη του καθορισμένου αριθμού λέξεων ή ικανοποίηση του αιτήματος ανάθεσης.

Καθορίστε τα Αποτελέσματα

Η συνιστώσα των αποτελεσμάτων ενός στοιχείου δράσης αντιπροσωπεύει τη δράση που έγινε ως αποτέλεσμα των αποτελεσμάτων της διαδικασίας. Στην περίπτωση μιας διαδικασίας έγκρισης προσφοράς πωλήσεων, μπορεί να είναι η αποδοχή ή η απόρριψη μιας σύμβασης. Αφού προσδιορίσετε τις φάσεις της ροής εργασιών, θα έχετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να αυτοματοποιήσετε τις διαδικασίες έγκρισής σας.

Τα πλεονεκτήματα της χρήσης λογισμικού ροής εργασιών έγκρισης

Μια ροή εργασίας περιγράφει τις διαδικασίες για μια διαδικασία έγκρισης, δημιουργεί μια δομή ομάδας και διασφαλίζει ότι όλοι γνωρίζουν ποιος έχει την έγκριση έγκρισης. Βοηθά όλους να παραμείνουν συγκεντρωμένοι στη δουλειά τους. Άλλα πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν:

Ενισχυμένη αποτελεσματικότητα

Το λογισμικό ροής εργασιών έγκρισης προορίζεται να κάνει τη διαδικασία έγκρισης εγγράφων ή άλλων αντικειμένων πιο αποτελεσματική. Αυτό το είδος λογισμικού μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα και την ακρίβεια, ελαχιστοποιώντας ταυτόχρονα την ανάγκη για χειροκίνητη συμμετοχή αυτοματοποιώντας τη διαδικασία έγκρισης.

Ένα πλεονέκτημα της υιοθέτησης λογισμικού διαδικασίας έγκρισης είναι ότι μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι όλες οι βασικές εγκρίσεις λαμβάνονται το συντομότερο δυνατό. Αυτό είναι ιδιαίτερα κρίσιμο όταν πρέπει να συμπληρωθούν οι προθεσμίες ή τα αντικείμενα πρέπει να εγκριθούν από διάφορα μέρη.

Ένα άλλο πλεονέκτημα του λογισμικού διαδικασίας έγκρισης είναι ότι μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των λαθών. Αυτό το είδος λογισμικού, με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας έγκρισης, μπορεί να βοηθήσει στην εγγύηση ότι όλες οι εγκρίσεις ολοκληρώνονται με ακρίβεια και ότι δεν χάνονται πληροφορίες. Όταν πρόκειται για τη διόρθωση σφαλμάτων, αυτό μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και ερεθισμό.

Η αυτοματοποίηση των ροών εργασιών έγκρισης μπορεί επίσης να συμβάλει στην αύξηση της επικοινωνίας μεταξύ των ενδιαφερομένων. Προσφέροντας μια κεντρική περιοχή για εγκρίσεις, αυτού του είδους το λογισμικό μπορεί να διευκολύνει τη διαχείριση της κατάστασης των πραγμάτων και να διασφαλίσει ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι είναι ενημερωμένοι για τις τελευταίες εξελίξεις. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή παρανοήσεων και καθυστερήσεων.

Συνοχή

Οποιαδήποτε επιχείρηση χρειάζεται λογισμικό ροής εργασιών έγκρισης για να εξασφαλίσει ομοιομορφία. Με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας έγκρισης, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλες οι επιλογές γίνονται σύμφωνα με την επιχειρηματική πολιτική. Η αυτοματοποίηση ροής εργασιών έγκρισης μειώνει επίσης την ανάγκη για έλεγχο και έγκριση ανθρώπινου εγγράφου, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε ασυνέπεια.

Τα σημεία συμφόρησης έχουν μειωθεί

Τα σημεία συμφόρησης μπορεί να είναι μια μεγάλη πηγή ενόχλησης. Μπορούν να δημιουργήσουν καθυστερήσεις, να εμποδίσουν την παραγωγή και να οδηγήσουν σε οικονομική απώλεια. Το λογισμικό ροής εργασιών έγκρισης μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των σημείων συμφόρησης και στη διατήρηση της ομαλής λειτουργίας των εταιρικών λειτουργιών, αυτοματοποιώντας τη διαδικασία εγκρίσεων. Για παράδειγμα, αντί να εξαρτάται από έναν άνθρωπο για την έγκριση κάθε αιτήματος, το πρόγραμμα μπορεί να στείλει αιτήματα σε πολλούς εγκρίοντες ταυτόχρονα.

Επιπλέον, μπορείτε να προσαρμόσετε το λογισμικό διαδικασίας έγκρισης στις ιδιαίτερες απαιτήσεις της εταιρείας σας. Μπορείτε, για παράδειγμα, να προσδιορίσετε τον αριθμό των εγκρίσεων που απαιτούνται για κάθε τύπο αιτήματος και να ορίσετε ειδοποιήσεις για να σας ενημερώνουν πότε ένα αίτημα αναμένει έγκριση. Αυτός ο βαθμός εξατομίκευσης εγγυάται ότι η διαδικασία έγκρισής σας εκτελείται όσο το δυνατόν πιο ομαλά.

Εγκαθιστά το Deal Barriers

Το λογισμικό ροής εργασιών έγκρισης πωλήσεων προστατεύει τις επιχειρήσεις αναπτύσσοντας διαδικασίες έγκρισης για συμφωνίες. Αυτό εγγυάται ότι οι διαμορφώσεις προϊόντων, οι τιμές και οι εκπτώσεις συμμορφώνονται με την επιχειρηματική πολιτική και ότι καμία συναλλαγή δεν ολοκληρώνεται χωρίς τις απαραίτητες άδειες. Οι εταιρείες μπορούν να αποτρέψουν δαπανηρά λάθη και να εγγυηθούν ότι όλες οι συμφωνίες αξιολογούνται πριν από τη σύναψή τους με την αυτοματοποίηση των εργασιών έγκρισης πωλήσεων.

Επιταχύνει τον κύκλο πωλήσεων

Οι εγκρίσεις είναι συχνά χρονοβόρες και κουραστικές. Απαιτούν να επανεξεταστούν τα έγγραφα, να υπογραφούν και να διανεμηθούν. Ωστόσο, διευκολύνοντας τους χρήστες να εγκρίνουν πράγματα, μπορείτε να συντομεύσετε τον κύκλο πωλήσεων και να μεγιστοποιήσετε τα έσοδα. Ένας συντομότερος κύκλος πωλήσεων έχει το πρόσθετο πλεονέκτημα της αύξησης της ικανοποίησης των αντιπροσώπων πωλήσεων και των πελατών.

Επισκέφθηκε 29 φορές, 1 επίσκεψη(εις) σήμερα