Dimitris Georgiou
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση έχει γίνει υποχρεωτική από την 1η Ιανουαρίου 2019, παρά το γεγονός αυτό, υπάρχουν πολλοί που εξακολουθούν να αναζητούν την καλύτερη λύση για να διαχειριστούν τη νέα μέθοδο αποτελεσματικά και χωρίς πολλές δυσκολίες.
Σε αυτό το άρθρο θα εξηγήσουμε εν συντομία πώς λειτουργεί η ηλεκτρονική τιμολόγηση και ποια είναι τα καλύτερα προγράμματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης που απλοποιούν σημαντικά τη διαχείριση και τη χρήση.
Πώς λειτουργεί η ηλεκτρονική τιμολόγηση
Το τιμολόγιο αποτελείται από ένα υποχρεωτικό φορολογικό παραστατικό που σας επιτρέπει να πιστοποιήσετε μια πώληση αγαθών ή υπηρεσιών μεταξύ ιδιωτών ή νομικών προσώπων. Το τιμολόγιο είναι επίσης το έγγραφο που ρυθμίζει τη σχέση χρέωσης και πίστωσης που έχει δημιουργηθεί στη συναλλαγή.
Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι η ψηφιοποιημένη έκδοση του παλιού έντυπου τιμολογίου και το αντικαθιστά πλήρως. Αυτό το τιμολόγιο πρέπει να συντάσσεται μέσω υπολογιστή, tablet ή smartphone και επομένως πρέπει να διαβιβάζεται πάντα ηλεκτρονικά στον πελάτη μορφή XML διά μέσου Σύστημα ανταλλαγής (Sdl).
Το Σύστημα Ανταλλαγών δημιουργήθηκε από τον Οργανισμό Εσόδων για τον έλεγχο της εγκυρότητας των εκδοθέντων τιμολογίων. Το σύστημα ελέγχει ότι όλα τα υποχρεωτικά πεδία είναι δεόντως συμπληρωμένα. Τα προγράμματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης πρέπει να διασυνδέονται με αυτό το σύστημα και να προσφέρουν υψηλά πρότυπα ποιότητας και αξιοπιστίας.
Ορισμένες κατηγορίες εξαιρούνται από την υποχρέωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης, μεταξύ αυτών υπάρχουν εταιρείες και αυτοαπασχολούμενοι που εμπίπτουν στο καθεστώς πλεονεκτημάτων, μικροί αγροτικοί παραγωγοί και άλλες κατηγορίες, για περισσότερες πληροφορίες σας καλούμε να συμβουλευτείτε την ειδική σελίδα στον ιστότοπο της Υπηρεσίας Εσόδων.
Τα καλύτερα προγράμματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Η αγορά προσφέρει έναν μεγάλο αριθμό αξιόπιστων και ολοκληρωμένων λύσεων για τη διαχείριση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης απλά και χωρίς ιδιαίτερες ανησυχίες.
Εάν σπάνια εκδίδετε και λαμβάνετε τιμολόγια σε ηλεκτρονική μορφή, μπορείτε εύκολα να επιλέξετε μία από τις δωρεάν υπηρεσίες ηλεκτρονικής τιμολόγησης, αλλά εάν χρειάζεται να στείλετε και να λάβετε μεγάλο αριθμό τιμολογίων, ίσως είναι βολικό να επιλέξετε μία από τις λύσεις επί πληρωμή.
Assoinvoice (Windows, Mac ή Linux)
Αν ψάχνετε για μια γρήγορη και δωρεάν λύση με σαφή και ευανάγνωστη διεπαφή για την ανάγνωση ηλεκτρονικών τιμολογίων, τότε το Assoinvoice είναι για εσάς.
Η εφαρμογή είναι διαθέσιμη δωρεάν απευθείας από Επίσημος ιστότοπος Assoinvoice, για να προχωρήσετε στη λήψη του εκτελέσιμου θα πρέπει να κάνετε κλικ στο λογότυπο του λειτουργικού συστήματος που χρησιμοποιείται. Μόλις ολοκληρώσετε τη λήψη, απλώς κάντε κλικ δύο φορές με το αριστερό κουμπί του ποντικιού για να ξεκινήσει η διαδικασία εγκατάστασης η οποία είναι στα ιταλικά και δεν παρουσιάζει αιτήματα για εγκατάσταση προγραμμάτων χορηγίας.
Μόλις ολοκληρωθεί η εγκατάσταση, μπορείτε να εκκινήσετε γρήγορα το Assoinvoice από το μενού Έναρξη. Κατά την πρώτη εκκίνηση θα σας ζητηθεί να αποδεχτείτε την άδεια χρήσης. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο με την άνω και κάτω τελεία στο επάνω μέρος και στη συνέχεια στο κουμπί σε σχήμα φακέλου για να υποδείξετε τη διαδρομή όπου το πρόγραμμα μπορεί να βρει τα αρχεία xml τιμολογίων.
Μόλις ανοίξετε ένα τιμολόγιο, μπορείτε να επιλέξετε τη λειτουργία προβολής (μεταξύ απλοποιημένης, ολοκληρωμένης και υπουργικής) και στη συνέχεια να αποθηκεύσετε ή να εκτυπώσετε το αποτέλεσμα.
Η αίτηση του Οργανισμού Εσόδων (Windows, Mac ή Linux)
Ανάμεσα στα προγράμματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης βρίσκουμε και αυτό του Οργανισμού Εσόδων. Πράγματι η Υπηρεσία Εσόδων έχει διαθέσει σε όλους μια δωρεάν λύση για την έκδοση και λήψη τιμολογίων σε ηλεκτρονική μορφή. Το πρόγραμμα είναι στην πραγματικότητα αρκετά πλήρες, δυστυχώς δεν φαίνεται να είναι σχεδιασμένο ώστε να είναι οπτικά ικανοποιητικό και φιλικό προς τον χρήστη.
Είναι μια λύση πολλαπλών πλατφορμών η οποία ωστόσο απαιτεί την Java Virtual Machine. Η εικονική μηχανή είναι ένα πρόγραμμα που σας επιτρέπει να εκτελείτε ορισμένα προγράμματα σε λειτουργικά συστήματα στα οποία διαφορετικά δεν θα ήταν δυνατή η εκτέλεση τους. Σε αυτήν την περίπτωση η Java Virtual Machine θα σας επιτρέψει να εκτελέσετε αρχεία σε μορφή jnlp.
Για να εγκαταστήσετε την εικονική μηχανή Java για το λειτουργικό σας σύστημα απλώς μεταβείτε στο Επίσημη σελίδα λήψης της Oracle Java και κατεβάστε το εκτελέσιμο αρχείο. Μετά τη λήψη, σε Windows και Mac απλώς κάντε διπλό κλικ για να ξεκινήσει η διαδικασία εγκατάστασης.
Μετά την ολοκλήρωση της εγκατάστασης της εικονικής μηχανής Java μπορείτε να κατεβάσετε το πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης της Υπηρεσίας Εσόδων από την ειδική σελίδα πατώντας στο σύνδεσμο «Συμπλήρωση ηλεκτρονικού τιμολογίου», καλείται ένα αρχείο FEL18.jnlp.
Μόλις ολοκληρωθεί η λήψη, απλώς κάντε διπλό κλικ για να ξεκινήσει το πρόγραμμα. Μετά από μια σύντομη διαδικασία εγκατάστασης, όπου θα πρέπει να κάνετε κλικ στο “Τρέξιμο” και μετά στο “Μετά απο εσένα“, θα είστε έτοιμοι να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε την εφαρμογή. Η λειτουργία είναι αρκετά άμεση, για να δημιουργήσετε ηλεκτρονικά τιμολόγια απλά κάντε κλικ στο “Αρχείο” και μετά στο “Νέο τιμολόγιο“.
Στο πλαίσιο διαλόγου μπορείτε να ελέγξετε τον τύπο του τιμολογίου (μεταξύ Κανονικό, Απλοποιημένο και ΠΑ) και να συμπληρώσετε τα απαραίτητα πεδία. Όταν τελειώσετε, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί “”.Πεπερασμένος“. Το επόμενο βήμα απαιτεί την εισαγωγή των δεδομένων εκδότη και, στη συνέχεια, των δεδομένων πελάτη. Τέλος, θα έχετε πρόσβαση σε μια οθόνη σύνοψης μέσω της οποίας θα επιβεβαιώσετε τα δεδομένα.
Σε αυτό το σημείο η εφαρμογή θα ελέγξει τα δεδομένα και αν δεν βρεθεί πρόβλημα θα προχωρήσει σε αποθήκευση. Μπορείτε να ανοίξετε προηγούμενα αποθηκευμένα τιμολόγια κάνοντας κλικ στο “Αρχείο” και μετά στο “Άνοιγμα τιμολογίου“.
Τα τιμολόγια δεν αποστέλλονται αυτόματα στο Exchange System (Sdl), για να στείλετε τιμολόγια πρέπει να συνδεθείτε Ιστότοπος της Υπηρεσίας Εσόδων αφιερωμένος στα τιμολόγια και τις χρεώσειςσυνδεθείτε με τα διαπιστευτήριά σας και ανεβάστε τα.
Τιμολόγιο 24 (Εφαρμογή Ιστού)
Το να λέμε ότι τα τιμολόγια που δημιουργούνται από αυτή την υπηρεσία είναι πιο όμορφα από τα άλλα δεν ισχύει, γιατί τελικά μοιάζουν όλα, για να μην αναφέρουμε τις υπηρεσίες τιμολόγησης. Αυτό οδήγησε τον Fattura24 να βρει άλλες μορφές διαφοροποίησης.
Πρώτα απ ‘όλα, με τη γραφική διεπαφή αυτής της υπηρεσίας, α τεράστιο πλεονέκτημα στην εμπειρία χρήστη σε σύγκριση με τον ανταγωνισμό. Είναι σημαντικό οι χρήστες (ΜΜΕ και ελεύθεροι επαγγελματίες) να μπορούν να κάνουν τα πάντα με απλό, εύκολο και γρήγορο τρόπο (όχι προφανείς στόχους για τιμολόγηση ή λογιστικό λογισμικό).
Πολλά έχουν επικεντρωθεί αναφοράςπαρέχοντας περισσότερες από 20 αναφορές οι οποίες, χάρη στους αλγόριθμους του, δουλεύουν σε δεδομένα πελατών, κατέστησαν πλήρεις και κατανοητές ακόμη και για μη ειδικούς.
Με τις αναφορές μπορείτε να παρακολουθείτε συνεχώς την υγεία της επιχείρησης, να προβλέψετε προβλήματα και να εκμεταλλευτείτε τυχόν ευκαιρίες. όπως αυτή για τον κύκλο εργασιών μέχρι τις απολύτως μοναδικές αναφορές όπως το “Σήμα” και το “Σήμα εναντίον Πραγματικού”.
Η ναυαρχίδα του, όπως αποδεικνύεται από τις κριτικές στο “Trustpilot” και “Google reviews & ratings”, είναι η υποστήριξη πελατών, διατηρώντας μια πολύ ισχυρή ανθρώπινη διάσταση. παρά το γεγονός ότι είναι 100% ψηφιακή πραγματικότητα.
Η Fattura24 είναι μια από τις λίγες εταιρείες τιμολόγησης cloud που έχει εξοπλιστεί με ένα “Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας” (ISO9001:2015) για την εγγύηση της αποτελεσματικότητας και της ασφάλειας του προϊόντος.
Από την αρχή του έτους, η Fattura24 συνέχισε να εξελίσσεται με αιτήματα που προέρχονται σε μεγάλο βαθμό από τους πελάτες της, συνεχίζοντας να επενδύει τεράστιες επενδύσεις για να προσφέρει όλο και περισσότερες από τις υπηρεσίες της.
Δωρεάν SiInvoice Basic Lite and Pro (Εφαρμογή Ιστού)
Αν ψάχνετε για μια πρακτική και ολοκληρωμένη λύση Web, θα πρέπει να ρίξετε μια ματιά σε αυτή που προτείνει η Libero. Έχει όλα όσα χρειάζεστε για να δημιουργήσετε ηλεκτρονικά τιμολόγια και να τα διαχειριστείτε, επιπλέον παρέχει τις βασικές λειτουργίες ήδη στη Βασική έκδοση που είναι δωρεάν!
Προφανώς αν έχετε να κάνετε με μεγάλο αριθμό τιμολογίων και αν θέλετε αυτοματοποιημένη αποστολή τιμολογίων από το σύστημα ανταλλαγής είναι καλύτερα να επιλέξετε την έκδοση Lite ή Pro. Η έκδοση Lite κοστίζει 29€ το χρόνο + ΦΠΑ, η έκδοση Pro κοστίζει 49€ το χρόνο + ΦΠΑ.
Εάν θέλετε να δοκιμάσετε την εφαρμογή Web, μπορείτε να συνδεθείτε απευθείας τοποθεσία της υπηρεσίας SiFattura.
Νομικό τιμολόγιο (Εφαρμογή Ιστού)
Αν προτιμάτε τις εφαρμογές Web και αναζητάτε μια εξαιρετική λύση για την επιχείρησή σας, αυτή που προτείνει η Infocert θα μπορούσε να είναι για εσάς. Μάλιστα, για να το χρησιμοποιήσετε δεν χρειάζεται να έχετε ηλεκτρονική υπογραφή, η υπηρεσία θα υπογράψει για λογαριασμό σας.
Η εφαρμογή είναι προσβάσιμη από τα διάφορα υποστηριζόμενα προγράμματα περιήγησης, αρκούν μερικά μόνο κλικ για να συνηθίσετε και προσφέρει προσιτό κόστος διαχείρισης. Δεν υπάρχει δωρεάν έκδοση του λογισμικού ηλεκτρονικών τιμολογίων της Legalinvoice, αλλά η υπηρεσία προσφέρει δύο προγράμματα ικανά να προσαρμοστούν στις περισσότερες ανάγκες.
Αν έχεις μικρή εταιρεία ή αν είσαι επαγγελματίας μπορείς να επιλέξεις το Start rate, μετά τους πρώτους 3 μήνες δωρεάν πηγαίνει στα 4€ το μήνα + ΦΠΑ. Εάν, ωστόσο, έχετε μεγαλύτερη εταιρεία, μπορείτε να επιλέξετε το πλήρες πρόγραμμα με 7 € το μήνα + ΦΠΑ (πάντα με τους πρώτους 3 μήνες δωρεάν).
Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, συμβουλευτείτε το ιστοσελίδα της υπηρεσίας Legalinvoice.
InvoiceBuddy (Εφαρμογή Ιστού)
Το InvoiceBuddy είναι μια καλή εφαρμογή web χρήσιμη ειδικά για ελεύθερους επαγγελματίες και εταιρείες που εργάζονται στον τομέα των υπηρεσιών: χάρη σε μια βολική φύλλο χρόνου ενσωματωμένο απευθείας στη μονάδα τιμολόγησης Θα είναι εύκολο να παρακολουθείτε τις ώρες που αφιερώνονται σε κάθε πελάτη ή έργο.
Σας επιτρέπει επίσης να αναγνωρίζετε αυτόματα πελάτες που καθυστερούν με πληρωμές και να στέλνετε υπενθυμίσεις, να οργανώνετε τις δραστηριότητες που θα πραγματοποιήσετε και πολλά άλλα. Επίσης σημαντική είναι η παρουσία του υποστήριξη πολλών χρηστών που επιτρέπει σε πολλά άτομα να συνεργάζονται και να ενημερώνουν δεδομένα.
Η εφαρμογή επίσης υποστηρίζει όλους τους τύπους τιμολογίων και απευθείας αποστολή στο σύστημα ανταλλαγής.
Το InvoiceBuddy δεν προσφέρει δωρεάν έκδοση, αλλά υπάρχουν τρία προγράμματα που ξεκινούν από 4,99€ το μήνα, ικανά να προσαρμοστούν στις ανάγκες κάθε επαγγελματία ή εταιρείας. Για να μάθετε περισσότερα για την υπηρεσία μπορείτε να επισκεφτείτε Επίσημη σελίδα InvoiceBuddy.
