Dimitris GeorgiouΗ χρήση της σωστής εθιμοτυπίας μέσω email όχι μόνο κάνει καλή εντύπωση, αλλά είναι ένδειξη επαγγελματισμού στις επιχειρήσεις. Και αυτό ξεκινά με το να απευθύνεστε στους ανθρώπους επίσημα και με σεβασμό, έτσι ώστε όλοι να αισθάνονται ότι αναγνωρίζονται και εκτιμώνται. Ωστόσο, η πρακτική δείχνει ότι οι άνθρωποι συχνά μπερδεύονται όταν πρέπει να απευθυνθούν σε περισσότερα από ένα άτομα σε ένα email. Γι’ αυτό συγκεντρώσαμε μερικές συμβουλές για το πώς να μιλάτε σε πολλά άτομα σε ένα email σαν επαγγελματίας. Κοίτα!
Πώς να ξεκινήσετε την αποστολή email σε πολλούς παραλήπτες
Είναι ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όχι επιστημονική φαντασία, επομένως οι κανόνες για να απευθυνθείτε σε πολλά ή δύο άτομα είναι ουσιαστικά οι ίδιοι. Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλούς παραλήπτες, το κύριο ερώτημα είναι εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε “Προς” και “CC” ή “BCC”;
Η διαφορά μεταξύ “CC” και “BCC” είναι ότι όταν προσθέτετε κάποιον στο πεδίο “CC”, μπορεί να δει ποιος άλλος έχει λάβει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτός εάν “κρύψετε” κάποιον χρησιμοποιώντας το “BCC”. Ανεξάρτητα από το τι χρησιμοποιείτε, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το όνομα και το επίθετο του παραλήπτη, διαχωρισμένα με κόμμα, για να αποφύγετε την ανεπιθύμητη αλληλογραφία του email σας.
Στη συνέχεια, όταν κάνετε “κρυφή κοινοποίηση” σε κάποιον, οι παραλήπτες δεν θα βλέπουν σε ποιον άλλον αποστέλλεται το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν θέλετε να διατηρήσετε εμπιστευτικά τα ονόματα ορισμένων ατόμων, εάν, για παράδειγμα, ο προϊστάμενός σας ή ο διευθυντής σας θέλει να ενημερώνεται αλλά να παραμένει αόρατος σε όλους τους άλλους στην αλυσίδα.
Στην πράξη, η καλύτερη απάντηση στην ερώτηση της αποστολής email σε πολλά άτομα είναι να χρησιμοποιήσετε το πεδίο “CC”. Αυτό διασφαλίζει ότι κάθε άτομο λαμβάνει ένα αντίγραφο του email και βλέπει όλους τους άλλους στο μήνυμα.
Πώς να χαιρετήσετε πολλούς παραλήπτες σε ένα email
Αυτό εξαρτάται από το αν απευθύνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλούς παραλήπτες από τον ίδιο οργανισμό ή από διαφορετικούς οργανισμούς. Σε κάθε περίπτωση, οι γενικοί χαιρετισμοί μέσω email όπως “Γεια σε όλους” ή “Γεια σε όλους” ακούγονται ανεπίσημες και μπορούν να θεωρηθούν αντιεπαγγελματικές. Ένας καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε το email σας είναι να αναφέρετε το όνομα κάθε ατόμου και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε έναν γενικό χαιρετισμό.
Όταν σκέφτεστε πώς να στείλετε ένα email σε πολλά άτομα στον ίδιο οργανισμό, είναι σύνηθες να χρησιμοποιείτε το “Αγαπητοί συνάδελφοι” ή “Αγαπητή ομάδα” ακολουθούμενο από τα επώνυμα των ατόμων, όπως: “Αγαπητοί συνάδελφοι, γράφω για να ενημερώσω σας ότι παραιτούμαι από τη θέση μου». Αλλά αν έχουν την ίδια διεύθυνση email, είναι καλύτερο να αναφέρετε το όνομα κάθε παραλήπτη.
Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλούς παραλήπτες από διαφορετικούς οργανισμούς, είναι σύνηθες να χρησιμοποιείτε το “Αγαπητέ κύριε/κυρία Επώνυμο” ακολουθούμενο από τα επώνυμα των ατόμων, όπως: “Αγαπητέ κύριε Smith, γράφω για να ρωτήσω για επερχόμενη ομιλία». Ωστόσο, μερικές φορές είναι αδύνατο να μιλήσετε σε κάθε άτομο, οπότε δεν είναι κακή ιδέα να πάτε “Αγαπητοί συνάδελφοι” ή ακόμα καλύτερα, κύριε Smith και ομάδα.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε λιγότερο επίσημους χαιρετισμούς μέσω email, όπως “Γεια σε όλους”, “Γεια σε όλους” ή ακόμα και “Γεια παιδιά” όταν απευθύνεστε σε μια ομάδα ατόμων, αρκεί να είστε βέβαιοι ότι όλοι στην ομάδα γνωρίζουν Ολοι. αρκετά καλά για να νιώθουν άνετα με αυτό το επίπεδο εξοικείωσης.
Πώς να μιλήσετε με πολλά άτομα στο email: Πρέπει και δεν πρέπει
ο γραμμή κεφαλίδας είναι ένα από τα πιο σημαντικά μέρη ενός email επειδή δίνει στους παραλήπτες μια ιδέα για το τι είναι το email. Όταν απευθύνεστε σε πολλά άτομα σε ένα email, βεβαιωθείτε ότι η γραμμή θέματος είναι σαφής και συνοπτική. Για παράδειγμα, το θέμα ενός email παραίτησης θα πρέπει να είναι “Παραίτηση – John Smith”, αλλά εάν οργανώνετε μια συνάντηση ή άλλη εταιρική εκδήλωση, το πιο κατάλληλο θέμα θα ήταν “Αίτημα συνάντησης – Δευτέρα στις 10 π.μ.” ή “Πρόσκληση σε το πικνίκ της παρέας».
Κράτα το σώμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύντομο και επί της ουσίας. Αυτό διασφαλίζει ότι όλοι μπορούν να διαβάσουν το email χωρίς να υποφέρουν. Εάν έχετε πολλές πληροφορίες να μοιραστείτε, ίσως είναι καλή ιδέα να τις χωρίσετε σε ξεχωριστά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
ο ο σωστός τόνος είναι επίσης μέρος του τρόπου αποστολής email σε πολλά άτομα. Προσπαθήστε να αποφύγετε να είστε πολύ άτυποι ή να χρησιμοποιείτε σαρκασμό – ενώ ένα άτομο μπορεί να καταλάβει τι προσπαθείτε να πείτε, μπορεί να μην έχει απήχηση σε όλους.
Περισσότερες πληροφορίες: Κανόνες εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Το email σας πρέπει επίσης να είναι σωστό σχέδιο. Αυτό σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε μια επαγγελματική γραμματοσειρά όπως Arial ή Times New Roman και διατηρείτε τις παραγράφους όσο το δυνατόν πιο σύντομες.
Είναι επίσης ζωτικής σημασίας Επιμέλεια email και βεβαιωθείτε ότι δεν έχει γραμματικά και ορθογραφικά λάθη. Τίποτα δεν λέει αντιεπαγγελματικό όπως ένα email γεμάτο λάθη.
Και τέλος, χρησιμοποιήστε το κατάλληλο συνδέσεις email. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν μιλάτε με άτομα από διαφορετικούς οργανισμούς. Το «με εκτίμηση» ή «με εκτίμηση» είναι πάντα ασφαλείς επιλογές. Και φυσικά, μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τα διαπιστευτήριά σας και το σωστό μέγεθος υπογραφής email σε περίπτωση που κάποιος θέλει να επικοινωνήσει μαζί σας.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα για το πώς να απευθυνθείτε σε πολλά άτομα σε ένα email:
Παραλήπτης: Ο κύριος John Smith, η κυρία Jane Doe, ο κύριος Tim Jones
BCC: Κυρία Andrea Lee
Θέμα: Αίτηση συνάντησης – Δευτέρα στις 10 π.μ
Γεια σας κύριε Smith, κυρία Doe και κύριε Jones,
Ελπίζω αυτό το email να σας βρίσκει όλους καλά. Γράφω για να δω αν κάποιος από εσάς είναι διαθέσιμος για τη συνάντηση στις 10 το πρωί της Δευτέρας. Παρακαλώ ενημερώστε με το συντομότερο δυνατό.
Τις καλύτερες ευχές μου,
Ουίλιαμ Μπρους
(444) 444-1234
[email protected]
Και αν αναρωτιέστε πώς να επικοινωνήσετε με μια ομάδα ατόμων μέσω email, εδώ είναι ένα άλλο:
Θέμα: Αίτηση συνάντησης – Δευτέρα στις 10 π.μ
Γεια σας συνάδελφοι
Γράφω για να δω αν υπάρχει κάποιος διαθέσιμος να συναντηθούμε τη Δευτέρα στις 10. Θα ήθελα να συζητήσουμε την πρόοδο ενός έργου που εργαζόμαστε αυτήν τη στιγμή. Ενημερώστε με εάν αυτή η ώρα λειτουργεί για εσάς ή εάν έχετε οποιεσδήποτε διενέξεις.
Ευχαριστώ,
Τζον Σμιθ
(555) 555-1212
[email protected]
Τελικές παρατηρήσεις
Η γνώση απλών πραγμάτων όπως η απεύθυνση σε πολλά άτομα σε ένα email ή η πιο κατάλληλη γραμμή θέματος για ένα επόμενο email είναι σημαντικές δεξιότητες στον εργασιακό χώρο του σήμερα. Στην πραγματικότητα, μπορούν ακόμη και να κάνουν τη διαφορά μεταξύ της λήψης απάντησης και της αγνόησης του email σας. Ακολουθώντας τις παραπάνω συμβουλές, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι το email σας θα ληφθεί καλά, ανεξάρτητα από το σε ποιον το απευθύνετε.
