Dimitris GeorgiouΜε την εφεύρεση του e-mail, έχουμε διανύσει πολύ δρόμο από την εποχή του Pony Express. Τώρα μπορούμε να επικοινωνήσουμε με οποιονδήποτε οπουδήποτε στον κόσμο με το πάτημα ενός κουμπιού. Αλλά μερικές φορές αυτή η ευκολία μπορεί να είναι κατάρα, επειδή δεν είμαστε πάντα σίγουροι για τη σωστή εθιμοτυπία σε ορισμένες περιπτώσεις. Μια τέτοια κατάσταση είναι ο τρόπος χειρισμού δύο ατόμων σε ένα email. Λοιπόν, ας πάμε σε αυτό, έτσι δεν είναι;
Πώς να απευθυνθείτε σε περισσότερα από ένα άτομα σε ένα email
Εάν στέλνετε ένα email σε δύο άτομα, μπορείτε να το κάνετε με τρεις τρόπους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα επίσημα πεδία “Προς” και/ή “CC” ή το άτυπο πεδίο “BCC”. Μάθετε για κάθε ένα για να κατανοήσετε καλύτερα πώς να στείλετε ένα email.
Πεδία προς και CC: Τα πεδία προς και CC είναι ο πιο επίσημος τρόπος για να στείλετε ένα email σε δύο άτομα. Δεδομένου ότι στέλνετε ένα μήνυμα σε περισσότερους από έναν παραλήπτες και τους ζητάτε να το ενεργήσουν, θα πρέπει να αναφέρετε τα ονόματά τους στο πεδίο Προς, διαχωρισμένα με κόμματα. Για παράδειγμα: Προς: John Smith, Jane Doe. Να θυμάστε ότι οι περισσότεροι άνθρωποι δεν θέλουν οι διευθύνσεις email τους να δημοσιοποιούνται, γι’ αυτό χρησιμοποιήστε τα ονόματά τους.
Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πεδίο “CC” για να στείλετε ένα αντίγραφο του μηνύματος σε άλλους παραλήπτες. Το πεδίο “CC” είναι λιγότερο επίσημο από το πεδίο “Προς” και χρησιμοποιείται συνήθως για άτομα που δεν είναι οι κύριοι παραλήπτες του μηνύματος, αλλά πρέπει να διατηρούνται στο βρόχο. Το πιο σημαντικό, δεν χρειάζεται καν να αναγνωρίσουν ότι έλαβαν το μήνυμα.
Πεδίο BCC: Το πεδίο κρυφής κοινοποίησης ή “τυφλό αντίγραφο” είναι ένας άτυπος τρόπος απευθυνόμενης σε δύο άτομα σε ένα email. Εν τω μεταξύ, είναι εξαιρετικό για περιπτώσεις όπου δεν θέλετε δύο παραλήπτες να γνωρίζουν ότι ένα email έχει σταλεί σε πολλούς παραλήπτες. Δεδομένου ότι αυτό το πεδίο είναι αόρατο σε οποιονδήποτε παραλήπτη έχει προστεθεί στα πεδία “Προς” και “CC”, είναι ιδανικό για την αποστολή μηνυμάτων σε άτομα των οποίων τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θέλετε να αποκαλύψετε.
Πώς να χαιρετήσετε δύο άτομα σε ένα email
Όσον αφορά τους κανόνες εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το χαιρετισμό δύο ατόμων σε ένα email, είναι το ίδιο με το να χαιρετάς ένα άτομο. Ο κύριος κανόνας είναι να χρησιμοποιείτε πάντα έναν κατάλληλο χαιρετισμό. Φυσικά, διαφορετικοί κανόνες ισχύουν για φίλους και συναδέλφους.
“Γεια”, “Γεια” ή “Αγαπητέ” είναι πάντα ένας καλός τρόπος για να ξεκινήσετε ένα προσωπικό email. Και επειδή μιλάτε με τους φίλους σας, μπορείτε να τους χαιρετήσετε χρησιμοποιώντας είτε το μικρό τους όνομα είτε το πλήρες όνομά τους. Αυτό είναι σαν να στέλνετε μηνύματα με λίγο περισσότερο κείμενο και επισημότητα. Μερικοί από τους πιο συνηθισμένους χαιρετισμούς για φίλους είναι: «Γεια σου Γιάννη», «Γεια σου Τζέιν» ή ακόμα και «Γεια σου».
Αντίθετα, ένας κατάλληλος χαιρετισμός μέσω email για τους συναδέλφους θα ήταν “Καλημέρα”, “Καλημέρα” ή “Καλησπέρα” ακολουθούμενο από το όνομα του ατόμου. Όταν μιλάτε με συναδέλφους, θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιείτε το πλήρες όνομά τους, εκτός εάν σας έχουν ζητήσει συγκεκριμένα να χρησιμοποιήσετε το μικρό τους όνομα. Παρόλα αυτά, είναι πάντα καλύτερο να κάνετε λάθος στην τυπικότητα και να απευθύνεστε στους συναδέλφους με το πλήρες όνομά τους.
Για συναδέλφους ή συναδέλφους, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε τον επίσημο τίτλο Mr., Mrs., Ms. και το επώνυμό τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε ένα email στον “Mr. John Smith” ή “Ms. Jane Doe” ή αν δεν είστε σίγουροι για το φύλο του ατόμου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τίτλο όπως “Dr.”, “Prof.” , ή “Rev.” ακολουθούμενο από το πλήρες όνομά τους. Αυτός είναι φυσικά ένας πολύ επίσημος τρόπος χαιρετισμού και πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο σε επαγγελματικά email.
Και τέλος, η πιο συχνή ερώτηση σχετικά με τους χαιρετισμούς μέσω email είναι αν θα χρησιμοποιήσετε κόμμα ή τελεία μετά τη γραμμή θέματος. Γενικά, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε κόμμα εάν μιλάτε με φίλους και τελεία εάν μιλάτε με συναδέλφους.
Πώς να γράψετε ένα email που απευθύνεται σε δύο άτομα
Όσον αφορά τη γραμμή θέματος και το κείμενο, όταν απευθύνεστε σε δύο άτομα σε ένα email, ισχύουν οι ίδιοι κανόνες όπως για ένα άτομο. Η μόνη ερώτηση εδώ είναι, Γράφετε ένα email σε δύο άτομα που είναι φίλοι ή συνάδελφοί σας;
Εάν τα δύο άτομα είναι φίλοι σας, ένα προσωπικό email θα ήταν η καλύτερη επιλογή, ενώ εάν γράφετε σε δύο άτομα που είναι συνάδελφοι, ένα επαγγελματικό email θα ήταν πιο κατάλληλο και θα πρέπει να πληροί τα ακόλουθα κριτήρια:
Γραμμή κεφαλίδας: Χρησιμοποιήστε μια σύντομη και περιγραφική πρόταση στη γραμμή θέματος που αντικατοπτρίζει με ακρίβεια το περιεχόμενο του email σας. Για παράδειγμα, “Συνάντηση αύριο στις 10 π.μ.” ή “Ερώτηση σχετικά με το έργο Smith.”
Κείμενο email: Το κείμενο του email πρέπει να είναι συνοπτικό και ακριβές. Ο κόσμος είναι απασχολημένος και κανείς δεν θέλει να διαβάζει μυθιστορήματα στα εισερχόμενά του. Αποφύγετε λοιπόν τη μακρόσυρτη ή ανθισμένη γλώσσα και μείνετε στα γεγονότα. Τα κεφαλαία γράμματα και τα emoticon δεν είναι επίσης καλή ιδέα σε ένα επίσημο email. Και το πιο σημαντικό, να θυμάστε ότι μιλάτε με δύο άτομα, επομένως να είστε σαφείς και συγκεκριμένοι σε ό,τι λέτε ή ζητήστε τους να κάνουν.
Αυτό που προκύπτει σχέδιο, θα πρέπει να κάνετε εσοχή σε κάθε παράγραφο και να χρησιμοποιήσετε μια τυπική γραμματοσειρά όπως Times New Roman ή Arial. Να θυμάστε ότι το 70% των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαγράφονται λόγω κακής μορφοποίησης, επομένως είναι σημαντικό να ελέγξετε το email σας για τυχόν ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη προτού πατήσετε το κουμπί αποστολής. Αυτό θα εξασφαλίσει επίσης ότι δεν θα φανείτε ατημέλητος ή αντιεπαγγελματικός. Στο τέλος, θυμηθείτε να υπογράψετε με μια φιλική φράση κλεισίματος όπως “Με εκτίμηση”, “Με εκτίμηση” ή “Ευχαριστώ”.
Περισσότερες πληροφορίες: Πώς να στείλετε ένα email σε πολλά άτομα
Τελικές παρατηρήσεις και χαιρετισμοί
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα συναρπαστικό μέσο και υπάρχουν πολλές άλλες πτυχές που πρέπει να εξεταστούν προκειμένου να κατανοήσουμε καλύτερα πώς λειτουργεί πραγματικά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Προς το παρόν, την επόμενη φορά που θα στείλετε ένα email, θα ξέρετε πώς να απευθυνθείτε σε δύο άτομα σε ένα email για να τους κάνετε να αισθάνονται ότι τους εκτιμούν και τους εκτιμούν. Άλλωστε, μια καλή εντύπωση είναι στις λεπτομέρειες.
