Δημιουργήστε έσοδα από τα ιστολόγια και τα gadget σας: Συμβουλές ειδικών SEO, μέσων κοινωνικής δικτύωσης και μάρκετινγκ συνεργατών

Κανόνες εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Λίγα πράγματα μπορούν να καταστρέψουν τη μέρα σας όπως τα email που μένουν αναπάντητα. Είτε είστε ο αποστολέας είτε ο παραλήπτης, η κακή εθιμοτυπία μέσω email μπορεί να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις, απογοήτευση, ακόμη και χαμένες επιχειρηματικές ευκαιρίες. Ευτυχώς, υπάρχουν μερικοί απλοί κανόνες εθιμοτυπίας email που μπορείτε να ακολουθήσετε για να διασφαλίσετε ότι τα email σας διαβάζονται και απαντώνται γρήγορα. Λάβετε λοιπόν τα πράγματα και ας ξεκινήσουμε με τις κορυφαίες συμβουλές εθιμοτυπίας email που θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε κοινές παγίδες και να σας κάνουν να φαίνεστε (και να αισθάνεστε) σαν επαγγελματίας.

Τι είναι η εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Η εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναφέρεται στους κανόνες που διέπουν τον τρόπο επικοινωνίας μας μέσω email. Ακριβώς όπως υπάρχει ένας συγκεκριμένος τρόπος να συμπεριφέρεστε προσωπικά, υπάρχει ένας συγκεκριμένος τρόπος συμπεριφοράς όταν στέλνετε ένα email. Ο σκοπός αυτών των κανόνων είναι να διασφαλίσουν ότι η επικοινωνία είναι σαφής, σεβαστή και απαλλαγμένη από παρεξηγήσεις.

Με τις αλλαγές στην τεχνολογία, η εθιμοτυπία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως έννοια έχει αναπτυχθεί για να ανταποκριθεί στις νέες προκλήσεις που έχει αυξηθεί ο αριθμός των χρηστών e-mail. Και ενώ μπορεί να φαίνεται σαν μια ασήμαντη ανησυχία, η διατήρηση της σωστής εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται ολοένα και πιο σημαντική καθώς όλο και περισσότερες επιχειρήσεις διεξάγονται ηλεκτρονικά. Για παράδειγμα, η χρήση emoticons στην επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θεωρούνταν κάποτε ακατάλληλη, αλλά σήμερα είναι ευρέως αποδεκτή. Επομένως, ανεξάρτητα από το ποιος είστε ή τι κάνετε, σε έναν κόσμο όπου οι πρώτες εντυπώσεις έχουν σημασία, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι τα email σας είναι καλογραμμένα και γυαλισμένα.

10 κανόνες εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να γνωρίζουν όλοι

Από τις μικρές επιχειρήσεις έως τις μεγάλες εταιρείες, η καλή εθιμοτυπία μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ μιας θετικής και αρνητικής διαδικτυακής φήμης. Είτε είστε νέος χρήστης email είτε επαγγελματίας, οι κανόνες εθιμοτυπίας email που αναφέρονται παρακάτω θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε την επικοινωνία σας καθαρή, ευγενική και επαγγελματική.

Πίνακας περιεχομένων

1. Να είστε σαφείς και περιεκτικοί στη γραμμή θέματός σας.

Είτε στέλνετε email σε κάποιον για πρώτη φορά είτε στέλνετε ένα επόμενο email, ισχύουν οι ίδιοι κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επομένως κρατήστε το θέμα σας σύντομο, γλυκό και επίκαιρο. Μια σαφής και συνοπτική γραμμή θέματος λέει στον παραλήπτη περί τίνος πρόκειται για το email και τον ενθαρρύνει να το ανοίξει.

Θεματικές γραμμές όπως “Ερώτηση σχετικά με την παρουσίασή σας” ή “Συνέχεια στη συνομιλία μας” είναι πιο πιθανό να ανοίξουν από τις γενικές γραμμές όπως “Γεια” που στην πραγματικότητα δεν λένε τίποτα. Ο απώτερος στόχος είναι να βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης κατανοεί ότι γράφετε για να αντιμετωπίσετε τα προβλήματα ή τις επιχειρηματικές του ανησυχίες.

2. Πάντα να χαιρετάτε τον παραλήπτη σας ανάλογα.

Όσον αφορά την επαγγελματική εθιμοτυπία στο χώρο εργασίας ή το επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είναι καλύτερο να κάνετε λάθος με την τυπικότητα. Αυτό σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό όπως «Αγαπητέ κύριε/κυρία/κα Smith» ή «Σε ποιον μπορεί να αφορά». Εάν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου στο οποίο στέλνετε email, χρησιμοποιήστε το. Ωστόσο, αν δεν είστε σίγουροι, είναι πάντα καλύτερο να είστε πολύ επίσημοι παρά πολύ ανεπίσημοι. Εάν το email σας απευθύνεται σε δύο ή περισσότερα άτομα, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε έναν χαιρετισμό που να τους περιλαμβάνει όλα, όπως “Γεια σε όλους” ή “Γεια σε όλους”.

3. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση email.

Είτε είστε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης είτε εργάζεστε σε μία από τις καλύτερες εταιρείες μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια επαγγελματική διεύθυνση email. Μια επαγγελματική διεύθυνση email είναι μια διεύθυνση που χρησιμοποιεί το όνομα και το επώνυμό σας ή το όνομα της εταιρείας σας και πρέπει να προέρχεται από έναν αξιόπιστο τομέα όπως το Gmail, το Yahoo, το iCloud ή το Outlook. Αυτός είναι ο πιο σημαντικός κανόνας της επαγγελματικής εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή σας κάνει να φαίνεστε πιο αξιόπιστοι και αξιόπιστοι στους πιθανούς πελάτες.

Ανάγνωση:  Τι είναι το Συνομιλητικό Εμπόριο και γιατί είναι σημαντικό;

4. Ελέγξτε την ορθογραφία και τη γραμματική.

Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν να είναι απίθανο, αλλά θα εκπλαγείτε πόσοι άνθρωποι δεν μπαίνουν στον κόπο να διορθώσουν τα email τους πριν τα στείλουν. Αφιερώνετε πάντα λίγα λεπτά για να ελέγξετε το email σας για γραμματικά ή ορθογραφικά λάθη. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι η επικοινωνία σας είναι σαφής και επαγγελματική. Επίσης, αποφύγετε τη χρήση συντομογραφιών ή ομιλίας κειμένου, καθώς μπορεί να θεωρηθεί αντιεπαγγελματική.

5. Αποφύγετε τις συσπάσεις, τα θαυμαστικά και ΟΛΑ τα γράμματα.

Η χρήση κεφαλαίων γραμμάτων σε ένα email ισοδυναμεί με φωνές και γενικά θεωρείται αγενής. Για να μην αναφέρουμε, είναι επίσης πολύ δύσκολο να διαβαστεί και ένα κλασικό παράδειγμα κακής εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γραφείου. Επιπλέον, ο τόνος της φωνής θα πρέπει γενικά να είναι ευγενικός και επαγγελματικός σε όλο το email, πράγμα που σημαίνει ότι απαγορεύονται συσπάσεις όπως «δεν γίνεται», «δεν μπορώ» ή «δεν θα κάνω». Να θυμάστε ότι ο παραλήπτης δεν μπορεί να δει τη φωνή ή τη γλώσσα του σώματός σας, επομένως είναι σημαντικό να επιλέξετε προσεκτικά τις λέξεις σας.

Η χρήση κεφαλαίων γραμμάτων και συστολών μπορεί να σας κάνει να ακούγεστε ανόητοι, συγκαταβατικοί ή χειρότερα θυμωμένοι. Το ίδιο ισχύει και για τα θαυμαστικά – η μόνη φορά που συνιστάται να τα χρησιμοποιείτε είναι όταν θέλετε να δείξετε δικαιολογημένο ενθουσιασμό.

6. Συμπεριλάβετε μια επαγγελματική υπογραφή email.

Η υπογραφή είναι ένα μπλοκ κειμένου που προστίθεται αυτόματα στο τέλος του email σας. Συνήθως περιλαμβάνει το όνομά σας, τον τίτλο εργασίας, την εταιρεία, τον ιστότοπο και στοιχεία επικοινωνίας, όπως τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση email σας. Η υπογραφή είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι οι παραλήπτες μπορούν εύκολα να επικοινωνήσουν μαζί σας όταν χρειάζεται. Επίσης, αν χρησιμοποιήσετε το σωστό μέγεθος υπογραφής email, θα φαίνεστε πιο αξιόπιστοι και επαγγελματίες.

7. Κρατήστε το μήνυμά σας σύντομο και επίκαιρο.

Οι περισσότεροι άνθρωποι βιάζονται, οπότε όταν ανοίγουν τα εισερχόμενά τους, αναζητούν κάτι γρήγορο και εύκολο να διαβαστεί. Διατηρήστε τα email σας σύντομα και επίκαιρα, ειδικά αν προωθείτε προϊόντα – κανείς δεν θέλει να περιηγηθεί σε παραγράφους κειμένου μόνο και μόνο για να μάθει τι χρειάζεστε από αυτά. Τα εξατομικευμένα email χρησιμοποιούνται από το 76% των επαγγελματιών μάρκετινγκ και στις περισσότερες περιπτώσεις παράγουν εξαιρετικά αποτελέσματα. Ωστόσο, εάν στέλνετε ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φροντίστε να συμπεριλάβετε μια σαφή παρότρυνση για δράση, ώστε οι παραλήπτες σας να γνωρίζουν τι θέλετε να κάνουν.

Ανάγνωση:  Αναρωτιέστε εάν επιτρέπεται η εργασία στην ασφάλιση απασχόλησης; Μάθετε εδώ

8. Χρησιμοποιήστε τη σωστή μορφοποίηση.

Το 47,3% των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καταλήγουν ως ανεπιθύμητα επειδή φαίνονται ύποπτα, επομένως σύντομες παράγραφοι, κουκκίδες και αρκετός κενός χώρος είναι ο τρόπος που πρέπει να κάνετε εάν θέλετε το email σας να φαίνεται επαγγελματικό. Το πιο σημαντικό είναι να κάνετε το email σας ευανάγνωστο και εύπεπτο. Επίσης, φροντίστε να χρησιμοποιείτε επαγγελματικές γραμματοσειρές όπως Arial, Times New Roman ή Calibri, καθώς πολλά προγράμματα email αποκλείουν τα email που χρησιμοποιούν πιο διακοσμητικές γραμματοσειρές.

9. Το χιούμορ είναι δίκοπο μαχαίρι.

Με άλλα λόγια, σκεφτείτε δύο φορές πριν αστειευτείτε. Η χρήση emoticon ή η προσθήκη αστείων GIF είναι εξαιρετική σε ορισμένες περιπτώσεις, αλλά όχι σε όλες. Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν ο παραλήπτης σας θα εκτιμήσει την αίσθηση του χιούμορ σας, είναι καλύτερο να το παίξετε με ασφάλεια και να κρατήσετε το email σας σοβαρό. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν στέλνετε email σε κάποιον για πρώτη φορά ή εάν δεν τον γνωρίζετε καλά. Οι καθομιλουμένες, η αργκό και τα εσωτερικά αστεία είναι επίσης ένα όχι, καθώς μπορούν εύκολα να παρερμηνευθούν.

10. Να είστε προσεκτικοί με CC και BCC.

Έχετε ελέγξει εάν οι παραλήπτες είναι αυτοί με τους οποίους θέλετε πραγματικά να επικοινωνήσετε; Εάν όχι, μπορεί να είναι απογοητευτικό για αυτούς να λαμβάνουν αντίγραφα κάθε email ή να βλέπουν κάθε απάντηση σε ένα νήμα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για περιεχόμενο που δεν σχετίζεται με τον παραλήπτη σας.

Χρησιμοποιήστε τα πεδία “CC” (αντίγραφο άνθρακα) και “BCC” (τυφλό αντίγραφο) αντίστοιχα. Και τα δύο πεδία σάς επιτρέπουν να στείλετε ένα αντίγραφο του email σας σε πολλούς παραλήπτες. Η διαφορά είναι ότι όταν χρησιμοποιείτε το πεδίο “CC”, όλοι μπορούν να δουν ποιος άλλος έχει λάβει ένα αντίγραφο, ενώ το πεδίο “BCC” σημαίνει ότι οι άλλοι δεν μπορούν να δουν ποιος άλλος έχει λάβει ένα αντίγραφο.

Συμβουλές εθιμοτυπίας email μπόνους

Προσθέστε τελευταία τη διεύθυνση email.

Τίποτα δεν ουρλιάζει κακή εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως η κατά λάθος αποστολή ενός email πριν είναι έτοιμο ή η αποστολή του σε λάθος παραλήπτη. Για να αποφύγετε αυτό, προσθέστε τελευταία τη διεύθυνση email του παραλήπτη αφού διαβάσετε το email σας και βεβαιωθείτε ότι είναι έτοιμο για αποστολή.

Ανάγνωση:  6 τρόποι για να αυξήσετε την αφοσίωση των πελατών

Λάβετε υπόψη το πολιτιστικό υπόβαθρο του παραλήπτη σας.

Ζούμε σε έναν πολυπολιτισμικό κόσμο και είτε θέλετε να ακολουθήσετε την εθιμοτυπία στο χώρο εργασίας, στο γραφείο ή στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο χώρο εργασίας, είναι πάντα σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη το πολιτισμικό υπόβαθρο των συναδέλφων, των πελατών ή των επιχειρηματικών σας εταίρων και να το αντικατοπτρίζετε στο email σας. επικοινωνία.

Και τελευταίο αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, να είστε άμεσοι στις απαντήσεις σας.

Αυτό ισχύει τόσο για την εργασία όσο και για το προσωπικό email. Σε κανέναν δεν αρέσει να τον περιμένουν, ειδικά όταν πρόκειται για κάτι τόσο άμεσο όπως ένα email. Επομένως, εάν μπορείτε να απαντήσετε αμέσως, κάντε το. Εάν όχι, φροντίστε τουλάχιστον να επιβεβαιώσετε ότι έχετε δει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ενημερώσετε τον αποστολέα πότε μπορεί να περιμένει απάντηση.

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με την εθιμοτυπία μέσω email

Ποιος είναι ο χρυσός κανόνας της εθιμοτυπίας μέσω email;

Αυτό σημαίνει ότι δεν θα στείλετε ποτέ ένα email με το οποίο δεν είστε απόλυτα ευχαριστημένοι, γιατί ποτέ δεν ξέρετε πού θα το δείτε ή πώς θα το λάβετε.

Ποιοι είναι οι έξι βασικοί κανόνες της εθιμοτυπίας μέσω email;

Οι έξι βασικοί κανόνες της επαγγελματικής εθιμοτυπίας email είναι οι εξής:

  1. Να χρησιμοποιείτε πάντα μια επαγγελματική διεύθυνση email.
  2. Διορθώστε το email σας.
  3. Δώστε προσοχή στο σχέδιο.
  4. Ελέγξτε εάν η διεύθυνση email είναι σωστή.
  5. “Απάντηση σε όλους” μόνο όταν είναι απαραίτητο.
  6. Διατηρήστε τις γραμματοσειρές απλές και απλές.

Τι είναι η καλή εθιμοτυπία μέσω email;

Οι κανόνες της εθιμοτυπίας email αναφέρουν ότι πρέπει πάντα να λαμβάνετε υπόψη τους παραλήπτες και τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να ερμηνεύσουν το email σας. Αυτό σημαίνει να αφιερώσετε χρόνο για να διορθώσετε το email σας, να δώσετε προσοχή στη μορφοποίηση και να χρησιμοποιήσετε μια επαγγελματική διεύθυνση email. Σημαίνει επίσης να γνωρίζετε τις πολιτισμικές διαφορές και να χρησιμοποιείτε κοινή ευγένεια στις επικοινωνίες σας μέσω email.