Δημιουργήστε έσοδα από τα ιστολόγια και τα gadget σας: Συμβουλές ειδικών SEO, μέσων κοινωνικής δικτύωσης και μάρκετινγκ συνεργατών

Αποστολή εγγράφων με ασφάλεια μέσω e-mail

Ήμασταν όλοι εκεί – στέλνοντας ένα ευαίσθητο έγγραφο και αναρωτιόμαστε αν πρόκειται να υποκλαπεί ή όχι. Αν και δεν υπάρχει αλάνθαστος τρόπος να εγγυηθεί κανείς την ασφάλεια των πληροφοριών σας, υπάρχουν πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να διασφαλίσετε ότι τα έγγραφά σας είναι όσο το δυνατόν ασφαλέστερα όταν αποστέλλονται μέσω email. Επομένως, εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε πώς να στέλνετε έγγραφα με ασφάλεια μέσω email, έχετε έρθει στο σωστό μέρος. Λοιπόν, χωρίς άλλη καθυστέρηση, ας ξεκινήσουμε!

Οι τρεις πιο ασφαλείς τρόποι αποστολής εγγράφων μέσω email

Η αποστολή ευαίσθητων εγγράφων μέσω email μπορεί να είναι μια επικίνδυνη επιχείρηση. Μάλιστα, οι στατιστικές δείχνουν ότι στο 94% των περιπτώσεων, το κακόβουλο λογισμικό φτάνει στον στόχο μέσω email. Ευτυχώς, υπάρχουν τρεις απλοί τρόποι για να προσθέσετε επιπλέον προστασία στα δεδομένα σας:

  • Προστασία εγγράφων με κωδικό πρόσβασης
  • Υπηρεσία κρυπτογράφησης email
  • Λογισμικό ηλεκτρονικής υπογραφής.

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε καθεμία από αυτές τις μεθόδους με τη σειρά τους.

Μέθοδος 1: Αποστολή με email ενός ασφαλούς εγγράφου με προστασία κωδικού πρόσβασης

Ένας από τους απλούστερους τρόπους προστασίας των πληροφοριών σας είναι να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης τα έγγραφά σας πριν τα στείλετε μέσω email. Με αυτόν τον τρόπο, ακόμα κι αν το email σας υποκλαπεί, ο αεροπειρατής δεν θα μπορεί να έχει πρόσβαση στο έγγραφό σας χωρίς κωδικό πρόσβασης.

Πίνακας περιεχομένων

Γενικά, τα πιο συνηθισμένα αρχεία που αποστέλλονται (ή λαμβάνονται) είναι στο Microsoft Word, επομένως μπορείτε να τα προστατεύσετε ως εξής:

  1. Ανοίξτε το αρχείο.
  2. Κάντε κλικ στο “Αρχείο” από το αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε “Πληροφορίες”.
  3. Επιλέξτε την επιλογή “Προστασία εγγράφου” και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο “Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης”.
  4. Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο και κάντε κλικ στο “OK”.
  5. Εισαγάγετε ξανά τον κωδικό πρόσβασης για να τον επιβεβαιώσετε και κάντε ξανά κλικ στο “OK”.
  6. Αποθηκεύστε το αρχείο και στείλτε το.

Τα αρχεία PDF είναι ο δεύτερος πιο συνηθισμένος τύπος αρχείων για αποστολή, ώστε να μπορείτε να τα προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης ως εξής:

  1. Ανοίξτε το αρχείο PDF στο Adobe Acrobat Reader.
  2. Κάντε κλικ στο “Αρχείο” από το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε “Πληροφορίες”.
  3. Μεταβείτε στην καρτέλα “Προστασία εγγράφου” και επιλέξτε “Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης”.
  4. Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης, επιβεβαιώστε τον πληκτρολογώντας τον ξανά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο “OK”.

*Λάβετε υπόψη ότι και στις δύο περιπτώσεις θα χρειαστεί να στείλετε τον κωδικό πρόσβασης στον παραλήπτη σας (κατά προτίμηση μέσω άλλου καναλιού επικοινωνίας) για να ανοίξει το αρχείο.

Τώρα που γνωρίζετε τα βασικά της προστασίας με κωδικό πρόσβασης για ένα αρχείο, μπορείτε να στείλετε έγγραφα με ασφάλεια στο Διαδίκτυο και μέσω e-mail επισυνάπτοντας το αρχείο ως συνήθως.

Μέθοδος 2: Αποστολή ασφαλούς αρχείου μέσω email χρησιμοποιώντας υπηρεσία κρυπτογράφησης

Ένας από τους πιο ασφαλείς τρόπους αποστολής εγγράφων είναι η κρυπτογράφηση τους. Όταν κρυπτογραφείτε ένα αρχείο, αυτό μετατρέπεται σε κώδικα που μπορεί να διαβαστεί μόνο από κάποιον που έχει το κλειδί αποκρυπτογράφησης. Αυτό σημαίνει ότι ακόμη και αν το email σας υποκλαπεί, ο αεροπειρατής δεν θα μπορεί να διαβάσει το έγγραφό σας χωρίς το κλειδί κρυπτογράφησης.

Πολλές διαθέσιμες κρυπτογραφημένες υπηρεσίες email προσφέρουν κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο, που σημαίνει ότι τα δεδομένα σας κρυπτογραφούνται πριν καν φύγουν από τη συσκευή σας και μόνο ο προβλεπόμενος παραλήπτης μπορεί να τα αποκρυπτογραφήσει. Αν και αυτές οι υπηρεσίες δεν είναι δωρεάν, είναι αρκετά προσιτές και προσφέρουν υψηλό επίπεδο ασφάλειας.

Ανάγνωση:  Οδηγός σχετικά με τον τρόπο χρήσης της συνάρτησης RANK στα Φύλλα Google;

Ωστόσο, εάν δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά τέτοιες υπηρεσίες, υπάρχει ακόμα ένας τρόπος να κρυπτογραφήσετε τα δεδομένα σας δωρεάν με το 7-Zip. Αυτό είναι ένα δωρεάν πρόγραμμα συμπίεσης και κρυπτογράφησης αρχείων που μπορείτε να το κατεβάσετε από το Διαδίκτυο. Μετά την εγκατάσταση του 7-Zip, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο που θέλετε να κρυπτογραφήσετε.
  2. Επιλέξτε “7-Zip” από το αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε “Προσθήκη στο Αρχείο”.
  3. Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο – επιλέξτε “zip” από το αναπτυσσόμενο μενού “Μορφή αρχείου”.
  4. Επιλέξτε “AES-256” από το αναπτυσσόμενο μενού “Μέθοδος κρυπτογράφησης”.
  5. Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο “OK”.

Το αρχείο σας είναι πλέον κρυπτογραφημένο και μπορείτε να στείλετε το έγγραφό σας με ασφάλεια. Ο παραλήπτης χρειάζεται έναν κωδικό πρόσβασης για να ανοίξει το κρυπτογραφημένο αρχείο, επομένως φροντίστε να τον ενημερώσετε ξεχωριστά.

Μέθοδος 3: Αποστολή εγγράφων μέσω email με ασφάλεια χρησιμοποιώντας λογισμικό ηλεκτρονικής υπογραφής

Ένας άλλος ασφαλής τρόπος αποστολής εγγράφων μέσω email είναι να τα υπογράψετε ηλεκτρονικά χρησιμοποιώντας λογισμικό ψηφιακής υπογραφής. Αυτός ο τύπος εφαρμογής σάς επιτρέπει να υπογράφετε ψηφιακά, να στέλνετε και να λαμβάνετε όλα τα είδη εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των συμβολαίων. Αυτό όχι μόνο καθιστά το έγγραφο κατά της πλαστογραφίας, αλλά επίσης εξαλείφει την ανάγκη για έντυπα έγγραφα εντελώς. Επιπλέον, εξοικονομεί πολύ χρόνο και χρήμα επειδή δεν χρειάζεται να εκτυπώνετε, να υπογράφετε και να σαρώνετε έγγραφα.

Η ηλεκτρονική υπογραφή διευκολύνει την ασφαλή αποστολή εγγράφων μέσω e-mail ή με οποιονδήποτε άλλο τρόπο. Πως λειτουργεί, λοιπόν? Όταν υπογράφετε ένα έγγραφο ηλεκτρονικά, δημιουργείται μια μοναδική ψηφιακή υπογραφή χρησιμοποιώντας ένα ιδιωτικό κλειδί που είναι γνωστό μόνο στον υπογράφοντα. Αυτό το κλειδί είναι στην πραγματικότητα ο αλγόριθμος που χρησιμοποιείται για την κρυπτογράφηση του εγγράφου. Στη συνέχεια, η υπογραφή επισυνάπτεται στο έγγραφο και μπορεί να επαληθευτεί με το δημόσιο κλειδί του υπογράφοντος. Λάβετε υπόψη ότι όταν τοποθετηθεί μια υπογραφή, δεν μπορεί να αφαιρεθεί χωρίς να ακυρωθεί το έγγραφο.

Ανάγνωση:  Τι σημαίνει "Λυπούμαστε που δεν είναι δυνατή η επικοινωνία με τον συνδρομητή κινητής τηλεφωνίας";

Ακολουθεί ένα παράδειγμα του πώς λειτουργούν συνήθως οι ηλεκτρονικές υπογραφές:

Ο Τζον υπογράφει τη σύμβαση για την αγορά του αυτοκινήτου χρησιμοποιώντας το λογισμικό ηλεκτρονικής υπογραφής του. Η ηλεκτρονική υπογραφή, που περιέχει το ιδιωτικό κλειδί του John, επισυνάπτεται στη συνέχεια στη σύμβαση και αποστέλλεται στον πωλητή. Ο πωλητής το παίρνει, μαζί με ένα αντίγραφο του δημόσιου κλειδιού του John, και το χρησιμοποιεί για να επαληθεύσει την υπογραφή και να επιβεβαιώσει ότι η σύμβαση δεν έχει παραβιαστεί. Εάν ο πωλητής ή κάποιος άλλος προσπαθήσει να αλλάξει τη σύμβαση με οποιονδήποτε τρόπο, η ηλεκτρονική υπογραφή ακυρώνεται και είναι άμεσα προφανές ότι το έγγραφο έχει παραβιαστεί.

συμπέρασμα

Είτε στέλνετε ένα συμβόλαιο, τιμολόγιο ή άλλο έγγραφο κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, είναι σημαντικό να λάβετε τα απαραίτητα μέτρα για να διασφαλίσετε ότι αποστέλλεται (και παραλαμβάνεται) με ασφάλεια. Και ενώ το email εξακολουθεί να είναι το πιο χρησιμοποιούμενο κανάλι επικοινωνίας, δεν είναι και το πιο ασφαλές. Ας ελπίσουμε ότι οι παραπάνω τρεις τρόποι για την ασφαλή αποστολή εγγράφων μέσω email θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τα έγγραφά σας ασφαλή. Απλώς θυμηθείτε – το καθένα έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά του, επομένως είναι σημαντικό να επιλέξετε αυτό που ταιριάζει στις ανάγκες σας.

FAQ

Ποιος είναι ο ασφαλέστερος τρόπος αποστολής εγγράφων;

Είτε το πιστεύετε είτε όχι, είναι μια συσκευή φαξ! Οι συσκευές φαξ είναι λιγότερο συνδεδεμένες από τους λογαριασμούς email. Είναι επίσης πολύ δύσκολο να κλέψεις πληροφορίες από αυτούς. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι υπάρχουν λιγότεροι τρόποι λήψης συνδέσμου φαξ.

Ανάγνωση:  Κλείστε περισσότερες προσφορές με τη Διαδικασία Πωλήσεων Meddic

Πώς στέλνετε με ασφάλεια τα έγγραφα στο Gmail;

Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail, να ξέρετε ότι έχει μια ενσωματωμένη λειτουργία που σας επιτρέπει να κρυπτογραφείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ετσι δουλεύει:

  1. Συνδεθείτε στο Google Admin Console και μεταβείτε στις Εφαρμογές > Google Workspace > Gmail > Ρυθμίσεις χρήστη και επιλέξτε το όνομα τομέα του οργανισμού σας.
  2. Μεταβείτε στη “Ρύθμιση S/MIME” και κάντε κλικ στο πλαίσιο “Ενεργοποίηση κρυπτογράφησης S/MIME για αποστολή και λήψη email”.
  3. Συνεχίστε να γράφετε το μήνυμά σας ως συνήθως.
  4. Κρυπτογραφήστε το μήνυμα κάνοντας κλικ στο εικονίδιο κλειδώματος που βρίσκεται στα δεξιά του παραλήπτη.
  5. Για να επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις S/MIME ή το επίπεδο κρυπτογράφησης, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή λεπτομερειών.

Σημειώστε ότι αυτός ο τύπος κρυπτογράφησης λειτουργεί μόνο εάν και τα δύο μέρη έχουν ενεργοποιημένη τη δυνατότητα.

Πώς στέλνετε με ασφάλεια έγγραφα email στο Outlook;

Ευτυχώς, οι νεότερες εκδόσεις του Outlook διαθέτουν μια δυνατότητα κρυπτογράφησης S/MIME που διευκολύνει την κρυπτογράφηση του email σας. Δείτε πώς μπορείτε να στείλετε έγγραφα με ασφάλεια μέσω email στο Outlook:

  1. Ξεκινήστε γράφοντας ένα νέο email ως συνήθως.
  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα “Αρχείο” και επιλέξτε “Προτιμήσεις”.
  3. Μεταβείτε στην καρτέλα “Κέντρο αξιοπιστίας” και επιλέξτε “Ρυθμίσεις Κέντρου αξιοπιστίας”.
  4. Από το αριστερό παράθυρο, επιλέξτε “Ασφάλεια email” > “Κρυπτογραφημένο email” > “Ρυθμίσεις”.
  5. Μεταβείτε στα “Πιστοποιητικά και αλγόριθμοι” > “Επιλογή” > Πιστοποιητικό S/MIME.
  6. Αφού γράψετε το email σας, κάντε κλικ στο “Αποστολή”.

Πριν ξεκινήσετε, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο υπολογιστής σας έχει προστεθεί ένα πιστοποιητικό στο μπρελόκ. Πρέπει να διαμορφώσετε και να προσαρμόσετε το πιστοποιητικό υπογραφής στο Outlook.